3 këshilla për të përfunduar gjithmonë takimet në kohë

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Mësoni të përfitoni më shumë nga takimet tuaja duke i shkurtuar ato me vetëm 5-10 minuta.

Nëse ka shumë takime gjatë ditës, një takim i gjatë mund të prishë të gjitha planet. Sipërmarrësi Patrick Ewers ofron tre strategji për të shmangur këtë.

1. Përpara takimit: shkurtoni kohëzgjatjen e takimit

Më shpesh, takimet zgjasin gjysmë ore ose një orë. Është më e përshtatshme për të futur intervale të tilla kohore në kalendar. Por për shkak të kësaj, rezulton se një takim fillon menjëherë pas tjetrit. Si rezultat, ka shumë shqetësime.

Zëvendësoni takimet gjysmë ore me takime 25 minutash dhe takimet për orë me ato 50 minuta. Do të keni kohë për të bërë gjithçka njësoj si më parë. Por mes dy takimeve që pasojnë njëra-tjetrën, do të mbetet pak kohë për përgatitje, apo zgjidhje për çështje urgjente.

Për të mos ofenduar asnjë nga pjesëmarrësit, paralajmëroni për ndryshimet paraprakisht. Kur të caktoni një takim, thjesht përmendni se takimet tuaja tani zgjasin 25 ose 50 minuta.

2. Gjatë takimit: kujtojini audiencës qëllimin e takimit dhe së bashku përmblidhni

Minutat e para të takimit janë jashtëzakonisht të rëndësishme. Përdorni ato për t'i kujtuar të gjithëve se për çfarë jeni këtu dhe sa do të zgjasë takimi. Përmendni se keni rreth 50 minuta për të diskutuar të gjitha çështjet, dhe pesë të fundit do të shpenzohen duke përmbledhur. Atëherë askush nuk do të habitet që keni filluar ta mbyllni mbledhjen pas 45 minutash. Me shumë mundësi, pjesëmarrësit e tjerë madje do të jenë mirënjohës, sepse në këtë mënyrë ju kurseni jo vetëm kohën tuaj, por edhe të tyren.

Vendosni një kujtesë ose, e cila do të bjerë në 45 minuta dhe vendoseni telefonin në tavolinë në mënyrë që të gjithë të kujtojnë kohën dhe të mos shpërqendrohen. Kur të bjerë alarmi, përfundoni takimin, kudo që të jeni.

Nëse nuk keni pasur kohë për të zgjidhur të gjitha çështjet, në pesë minutat e mbetura, caktoni një takim të ri ditën tjetër. Dhe:

• përsëris kush e ka bërë zotimin;
• renditni shkurtimisht gjetjet kryesore;
• bien dakord për hapat e ardhshëm;
• Ndani diçka pozitive, si për shembull atë që ju pëlqeu në këtë takim.

3. Pas takimit: rishikoni shkurtimisht takimin e kaluar dhe përgatituni për takimin tjetër

Pas një takimi 50-minutësh, duhet të keni 10 minuta falas. Kaloni pesë të parat në analizën e pikave kryesore të takimit të mëparshëm, në mënyrë që të mos harroni asgjë. Gjithashtu, shënoni një projekt-letër për të gjithë pjesëmarrësit për t'u kujtuar atyre dhe zotimet. Kjo do të rrisë vlerën e kohës së shpenzuar, dhe përveç kësaj, do të sigurojë diçka edhe më të vlefshme - një ndjenjë përfundimi.

Kaloni pesë minutat e dyta duke u përgatitur për takimin e ardhshëm. Nëse i njihni tashmë anëtarët, kujtojini vetes:

• cilat çështje duhet të diskutohen;
• cilat detyra të mëparshme duhej të kryheshin;
• çfarë dini për pjesëmarrësit: interesat e tyre profesionale dhe personale.

Nëse nuk jeni të njohur me personin me të cilin do të takoni, kërkoni informacione rreth tij: specifikoni emrin dhe pozicionin, shikoni profilet në rrjetet sociale. Dhe mendoni se me cilën frazë do ta filloni bisedën.