7 metoda efektive të planifikimit për t'ju ndihmuar të qëndroni në rrugën e duhur

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Lista e Energjisë, GTD, Bullet Journal dhe opsione të tjera, ndër të cilat me siguri është ajo e duhura për ju.

1. Metoda e kartave

Kjo metodë planifikimi u propozua nga specialisti i famshëm rus i menaxhimit të kohës Gleb Arkhangelsky. Ai ofron trajnime biznesi, shkruan libra dhe madje drejton kompaninë e tij të këshillimit për menaxhimin e kohës. Së bashku me disa parime, Gleb zhvilloi gjithashtu një metodë për planifikim të shpejtë duke përdorur kartat.

Si punon

Nuk do t'ju duhet një ditar i trashë në këtë rast: mjaftojnë vetëm disa fletë letre. Merrni tre karta për qëllime të ndryshme. Mund të jenë me shumë ngjyra, me shënime ose me ngjitëse. Gjëja kryesore është se ato ndryshojnë nga njëri-tjetri dhe, natyrisht, ju pëlqejnë.

Karta e parë është strategjike. Ai do të përmbajë qëllimet tuaja kryesore, për të arritur të cilat duhet të bëni çdo përpjekje të mundshme. Në të dytën, të përkushtuar ndaj qëllimeve afatgjata, ju shkruani të gjitha aktivitetet dhe planet për vitin ose disa vite përpara. Karta e tretë do të përmbajë ngjarjen më të rëndësishme të ditës së ardhshme. Dhe, sigurisht, do të ndryshojë më shpesh.

• Niveli: fillestar.
• Nje plus: nuk ka nevojë të kuptojë artin e planifikimit. Gjithçka është sa më e shpejtë dhe e thjeshtë.
• Minus: gjërat më pak të rëndësishme mbeten ende të paplanifikuara. Kështu që ju mund t'i harroni plotësisht ato.

2. Metoda e Ivy Lee

E bukura e metodologjisë së gazetares amerikane Ivy Lee është thjeshtësia dhe qëndrueshmëria e saj. Shumica e përpjekjeve për të filluar dështojnë për shkak të mungesës së një plani, mungesës së fokusit dhe prioriteteve të gabuara. Për të zgjidhur këto probleme, Lee sugjeron të kufizojmë veten në gjashtë detyra në ditë dhe t'i bëjmë ato njëra pas tjetrës.

Si punon

Në fund të ditës, identifikoni gjashtë gjërat kryesore për të bërë dhe jepini përparësi atyre, duke filluar nga më e rëndësishmja. Të nesërmen, në mëngjes, filloni menjëherë detyrën e parë në listë dhe kur ta përfundoni, merrni përsipër detyrën tjetër. Dhe kështu me radhë deri në fitues.

• Niveli: fillestar.
• Nje plus: Kjo e bën planifikimin shumë më të lehtë, e bën më të lehtë fillimin dhe qëndroni të qëndrueshëm duke iu përmbajtur qëllimeve tuaja.
• Minus: metoda nuk funksionon mirë nëse shpesh keni aktivitete të paplanifikuara gjatë ditës.

3. Metoda e vlerësimit

Shpesh në procesin e planifikimit, detyrat e rëndësishme humbasin midis detyrave të vogla. Kjo sepse ne nuk e shënojmë prioritetin e tyre. Edhe nëse e kuptoni nevojën për të përfunduar një detyrë, është e rëndësishme ta deklaroni atë me shkrim. Në të vërtetë, gjatë ditës së punës, nuk ka gjithmonë kohë për të vlerësuar në mënyrë adekuate rëndësinë e secilit rast.

Si punon

Jepini detyrave të planifikuara pikë nga zero në dy, në varësi të shkallës së rëndësisë. Prioriteti kryesor është dy pika. Detyra me një pikë mund të kryhet më vonë. Dhe përgjegjësitë e vogla dhe detyrat e përditshme marrin zero pikë.

Mos harroni të vlerësoni punën në fund të ditës, për shembull në një shkallë me pesë pikë. Një rast i paplotësuar, i cili mori 1 ose 2, do të ndikojë në punën e ardhshme dhe do të shkaktojë bezdi. Si notat e këqija në shkollë. Kjo është e rëndësishme për të kuptuar performancën tuaj dhe për të menaxhuar orarin tuaj.

• Niveli: fillestar.
• Nje plus: metoda do t'ju mësojë të vlerësoni rëndësinë e detyrave dhe të menaxhoni efektivitetin tuaj.
• Minus: nuk është i përshtatshëm për të gjithë. Detyrat mund të kenë përparësi dhe numrat mund të jenë konfuz kur të shkoni në punë.

4. Lista e energjisë

Çdo detyrë kërkon një sasi të ndryshme përpjekjesh mendore ose fizike. Në të njëjtën kohë, aktivitetet afatshkurtra mund të marrin më shumë energji sesa ato më të gjata. Thelbi i kësaj metode është të shpërndani të gjitha detyrat sipas përpjekjeve të kërkuara dhe t'i merrni ato në varësi të mënyrës se si ndiheni.

Si punon

Kur bëni listën tuaj të detyrave, ndani të gjitha detyrat në tre kategori: të vështira, të mesme dhe të lehta. E para është gjithçka që kërkon përqendrim dhe stres maksimal, e dyta është biznesi i zakonshëm, e fundit është një rutinë e thjeshtë e kryer pothuajse automatikisht. Para fillimit të punës, vlerësoni nivelin e forcës dhe zgjidhni detyrën e duhur.

• Niveli: amator.
• Nje plus: justifikimet nuk funksionojnë, sepse pavarësisht sasisë së kohës dhe energjisë, gjithmonë ka diçka për të bërë.
• Minus: kërkohet vetëdisiplinë. Kur jeni plot energji, duhet të merrni përsipër gjëra të vështira dhe të mos i braktisni ato në favor të një rutine të lehtë.

5. Metoda 1-3-5

Një numër i madh rastesh dekurajojnë dëshirën për t'i marrë përsipër. Prandaj, shumë ekspertë të menaxhimit të kohës këshillojnë të veçojnë deri në nëntë detyra dhe t'i kryejnë ato në varësi të shkallës së rëndësisë.

Pra, qëllimet e vogla mund të transferohen në një ditë tjetër, ndërsa përfundoni më të rëndësishmet nga detyrat e planifikuara. Metoda 1–3–5 është mjaft e lehtë për t'u përdorur, megjithëse kërkon pak kohë dhe përpjekje për të izoluar detyrat.

Si punon

Planifikoni nëntë gjëra për veten tuaj çdo ditë: 1 - detyra më e rëndësishme, do të jetë gjithmonë një prioritet; 3 - rastet që kërkojnë zgjidhje gjatë ditës së punës; 5 - detyra të vogla që kryhen sa herë që është e mundur.

Mos harroni se duhet të mbani numrin e rasteve dhe të mos e tejkaloni atë. Përndryshe, metoda do të jetë joefektive.

• Niveli: amator.
• Nje plus: tashmë në procesin e planifikimit, detyrat e panevojshme hidhen poshtë dhe në listë mbeten vetëm ato me të vërtetë të nevojshme.
• Minus: teknika nuk funksionon në ditët kur numri i detyrave të rëndësishme tejkalon atë të rekomanduar.

6. GTD - Getting Things Done

Në rusisht, emri i teknikës tingëllon si "Sillja e gjërave në përfundim" ose "Si t'i vendosim gjërat në rregull". Ai u zhvillua nga eksperti amerikan i menaxhimit të kohës David Allen.

Në librin me të njëjtin emër, ai sugjeroi se është e rëndësishme që një person i zënë të çlirojë trurin nga detyrat aktuale. Kjo është mënyra e vetme për t'u përqëndruar në zbatimin cilësor të tyre. Kjo metodë është e mrekullueshme për të mbajtur një planifikues tavoline.

Si punon

Për të përdorur metodën GTD me besim, duhet të mësoheni me të. Ekziston një sistem i tërë për vlerësimin e detyrave, dhe nuk është e lehtë ta përballosh atë menjëherë. Shkruani gjërat dhe shënojini ato me simbole të veçanta:

1. Një rreth bosh është një detyrë për t'u përfunduar.
2. Rrethi me shiritin e kryqëzuar është detyra që po kryhet tani.
3. Rreth gjysmë i mbushur - detyra nuk është përfunduar plotësisht.
4. Një rreth i mbushur - detyra është përfunduar.
5. Rrethi me një detyrë kryq është anuluar.
6. Një rreth i mbushur me një shigjetë - Dikush tjetër po bën detyrën.
7. Pikëçuditja është detyra me prioritet më të lartë.
8. Një rreth me një pikë - duhet ta mbani vazhdimisht në mendje këtë detyrë.

• Niveli: amator.
• Nje plus: opsion i avancuar i planifikimit të menjëhershëm. Nuk keni nevojë të mbani gjurmët e prioritetit të detyrave. Nëse keni një punë - bëjeni atë.
• Minus: metoda është përshtatur dobët për planifikimin afatgjatë. Mjaft i përshtatshëm si një shtesë në atë kryesore.

7. Plumb Jornaling

Opsioni më fleksibël i planifikuesit është një planifikues dhe një ditar personal në të njëjtën kohë. Ajo u shpik nga stilisti amerikan Ryder Carroll dhe u shpjegua në video-tutorialin e mësipërm.

Kjo metodë ju lejon të shkruani çdo mendim të rastësishëm në ditarin tuaj, si dhe detyra ose plane të rëndësishme biznesi për një kohë të gjatë. Kjo nuk është e lehtë për t'u marrë me të, por pasi të mësoheni me të, mos hiqni dorë kurrë nga planifikimi.

Si punon

Në faqen e parë, bëni një tabelë të përmbajtjes me titujt e seksioneve dhe plotësoni atë ndërsa shkoni. Tjetra është përmbysja vjetore me qëllime të mëdha dhe data të rëndësishme. Kjo ju ndihmon të vlerësoni planet tuaja në tërësi. Kthimet mujore janë në faqet në vijim. Në të majtë, shkruani ditët e muajit dhe ditët e javës. Përballë tyre, shënoni ngjarjet, datat e të cilave definitivisht nuk do të ndryshojnë. Në të djathtë janë detyrat e zakonshme për muajin.

Opsionale, mund të shtoni detyra për çdo javë, apo edhe të planifikoni ditë pas ore. Përdorni karaktere speciale për të nënvizuar detyra të ndryshme. Në fillim, është më mirë të shkruani shënime të tilla në një fletë të veçantë letre derisa të mësoheni me përdorimin e tyre. Më e rëndësishmja, mos harroni të përfshini në tabelën e përmbajtjes faqet e muajve ose, për shembull, listat.

• Niveli: profesionale.
• Të mirat: ndryshe nga opsionet e zakonshme, ky ditar mund të fillohet nga çdo datë dhe madje edhe në një fletore të rregullt. Është gjithashtu i përshtatshëm për të bërë lista kontrolli dhe lista këtu.
• Minuset: do të duhet kohë për të zgjidhur të gjitha detajet dhe për t'u mësuar me këtë metodë.