12 këshilla ekspertësh për t'ju ndihmuar të qëndroni në rrugën e duhur

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Puna e tepërt është një simptomë e planifikimit të dobët.

Reputacioni i dikujt që e kryen gjithmonë punën në kohë vlen shumë. Por nuk lind vetvetiu, vetëm sepse përpiqesh shumë, nuk fle mjaftueshëm dhe në përgjithësi punon si kalë. Të gjitha sa më sipër janë masa ekstreme për dikë që nuk di të planifikojë.

Këtu janë disa parime kryesore për t'ju ndihmuar të menaxhoni ngarkesën e punës dhe të përfundoni projektin tuaj në kohë.

1. Kuptoni se mospërmbushja e afateve është gjithmonë një zgjedhje personale

Ka fusha ku pothuajse e vetmja mënyrë për të marrë një projekt të mirë është të gënjeni klientin se do ta përballoni detyrën më shpejt se konkurrentët tuaj. Por mbani mend se puna në një industri të tillë është vetëm zgjedhja juaj. Dhe nëse është bërë, atëherë ia vlen të pranoni që afatet do të humbasin në mënyrë të pashmangshme dhe do t'ju duhet të përballeni me ankthin dhe emocionet e tjera të pakëndshme.

2. Konsideroni mundësinë e ndryshimit

Meqenëse gjithçka varet nga zgjedhja personale, merrni parasysh një industri të ndryshme - një industri ku priten dhe vlerësohen afatet. Në të, ju mund të merrni kënaqësinë që mbani premtimet dhe përfitoni njerëzit.

3. Mos bëni afate të rreme

Tundimi është i madh, sepse një afat i hershëm duket si një nxitje e mirë: të gjithë anëtarët e ekipit do t'i kryejnë me saktësi detyrat e tyre përpara se të vijë afati i vërtetë. Por njerëzit janë të ndryshëm. Dikush do të dëgjojë fjalët tuaja dhe do të bëjë gjithçka në kohë. Dhe tjetri do ta konsiderojë datën që specifikuat si thjesht një rekomandim.

Një veprim më efektiv është t'u shpjegoni punonjësve që në fillim se çfarë saktësisht nënkuptohet me afatin dhe cilat do të jenë pasojat nëse të gjithë së bashku e shkelni atë. Dhe afati i rremë është diçka si historia e famshme për një djalë që bërtet pa qëllim: "Ujqër!" Kur ai u sulmua vërtet, askush nuk erdhi në ndihmë.

4. Lini pak kohë

Mos u bëni premtime partnerëve dhe klientëve në bazë të afateve të brendshme. Një projekt që nuk ka kohë për të kursyer ka të ngjarë të vonohet. Nuk është e mundur, por me siguri. Sa më e gjatë të jetë periudha midis përfundimit të projektit dhe dorëzimit te klienti, aq më të larta janë gjasat që ju të përshtateni me afatin.

5. Vlerësoni përpjekjen që bëni

Të bësh diçka në kohë është më e shtrenjtë sesa të bësh të njëjtën gjë në një format "kur funksionon". Dhe nëse nuk po shkelni afatet, trajtojeni atë si një vlerë që duhet të përfshihet në pagën tuaj. Më pas përdorni paratë që keni fituar për t'u siguruar që të mos humbisni afatin tjetër.

6. Tregojini vetes problemin kryesor

Për të përmbushur afatet, ju nevojitet një qasje sistematike ndaj planifikimit dhe ecjes përpara hap pas hapi. Nëse jeni vazhdimisht duke prerë qoshet ose jeni duke u djegur deri në datën e caktuar të projektit, ka shumë të ngjarë që të keni një problem sistematik planifikimi. Dhe duhet trajtuar.

7. Rishikoni detyrën nëse është e nevojshme

Kryerja e punës së rënë dakord vetëm pjesërisht, vetëm për të përmbushur afatin, është padyshim një veprim humbës. Është shumë më kompetente të jesh vazhdimisht në kontakt me klientin dhe, nëse është e nevojshme, të rishikosh kushtet e referencës së bashku duke fshirë ose shtuar blloqe të veçanta. "Tani do ta bëjmë këtë, por kjo do të jetë në versionin tjetër" është një mesazh krejtësisht i pranueshëm. Sidomos kur njerëzit presin që ta marrin produktin në kohë.

8. Thyeni afatin global në disa afate lokale

Nëse keni një projekt të madh, të degëzuar, atëherë vendosja e një afati të vetëm nuk këshillohet: definitivisht nuk do të jeni në kohë. Më mirë të thyeni afatin total në 10-15 të ndërmjetme. Kjo do t'ju lejojë të kuptoni se si po përparon biznesi dhe të reagoni ndaj vonesave lokale para se të jetë tepër vonë.

9. Mos prisni të merrni sasi

Koncepti mitik i "njeriut-muaj" është një kurth serioz. Nëntë persona, edhe me përpjekje shumë të mëdha, nuk do të mund të mbajnë e të lindin një fëmijë brenda një muaji. Nuk do të jetë gjithmonë e mundur të përshpejtohet një projekt duke punësuar më shumë punonjës.

Nëse e zgjidhni problemin e afateve në këtë mënyrë, atëherë ka shumë të ngjarë që nuk do të jeni në kohë. Konsideroni një alternativë: keni një numër të mjaftueshëm njerëzish në çdo fazë të projektit dhe këto faza lëvizin paralelisht, nëse është e mundur.

10. Nëse diçka mund të vendoset paraprakisht, bëjeni

Kur ju nevojitet vetëm një person për të miratuar çdo fazë të një projekti, nuk ka gjasa që të jeni në gjendje të ekzekutoni disa procese paralelisht. Por nëse paraprakisht hartohet një specifikim i rreptë, shumë gjëra do të miratohen përpara fillimit të projektit.

11. Ndani biznesin nga emocionet

Kur diskutoni për afrimin e një afati, diskutimi shpesh zbret në çështje besimi, turpi dhe vlerësimi për përpjekjet e secilit person. Që diskutime të tilla të jenë efektive, është më mirë të kuptoni kompleksitetin sistematik dhe të mbështeteni në të dhëna reale, sesa në emocione.

12. Mos hesht për problemet

Vështirësi të tilla nuk do të zgjidhen vetë. Në botën e sotme plot me mesazhe të çastit dhe opsione të tjera lidhjeje, nuk ka asnjë arsye të vetme teknike pse një menaxher nuk mund të dijë për ecurinë e një projekti dhe problemet që lindin si dhe ekipi.