Si t'i bëni takimet më produktive

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Sipërmarrësi dhe investitori Ray Dalio ndau sekretet e takimeve të suksesshme.

1. Përcaktoni se kush e udhëheq mbledhjen dhe për kë po mbahet

Çdo takim duhet të arrijë qëllimin e dikujt. Ky është personi që duhet të drejtojë bisedën. Ai identifikon objektivat e takimit dhe mënyrën e zgjidhjes së tyre. Përndryshe, të gjithë do të flasin rastësisht dhe nuk do të ketë diskutim produktiv.

2. Vendosni se çfarë lloj komunikimi do të mbizotërojë

Forma e takimit varet nga qëllimi i takimit. Për shembull, diskutimi dhe ligjërata udhëzuese zhvillohen në mënyra të ndryshme. Diskutimet zgjasin shumë. Sa më shumë pjesëmarrës të ketë, aq më shumë zvarriten. Kështu që zgjidhni me kujdes pjesëmarrësit në takim.

Mos ftoni vetëm ata që pajtohen me mendimin tuaj. Shmangni të dy mendimet në grup, kur pjesëmarrësit nuk shprehin mendimet e tyre, dhe vendimmarrjen e vetme.

3. Jini këmbëngulës dhe të hapur

Do t'ju duhet të menaxhoni konfliktet, të dilni nga bllokimet dhe të menaxhoni kohën tuaj me mençuri. Vështirësitë zakonisht lindin kur flet një punonjës i papërvojë. Peshoni atë që është më e rëndësishme për ju: kurseni kohë pa diskutuar mendimin e tij, ose kuptoni se si mendon ai. Opsioni i dytë do të ndihmojë në përcaktimin se si një person do të përballojë disa përgjegjësi. Nëse keni kohë, diskutoni me të se ku gabon. Por gjithmonë pranoni gabimin tuaj.

4. Mos u hidhni nga një temë në tjetrën

Pra, në takim nuk do të zgjidhet asnjë çështje e vetme. Për ta shmangur këtë, shënojeni bisedën në dërrasë.

5. Ndiqni logjikën e bisedës

Gjatë mosmarrëveshjeve, emocionet rriten dhe e bëjnë të vështirë perceptimin objektiv të realitetit. Qëndroni të qetë dhe racional. Për shembull, njerëzit ndonjëherë thonë, "Unë mendoj se është e vërtetë" dhe më pas veprojnë sikur të jetë një fakt i vërtetuar. Edhe pse bashkëbiseduesit e tyre e shohin situatën krejtësisht ndryshe. Që në bisedë të mbizotërojë logjika dhe jo emocionet, pyesni një person të tillë: "A është vërtet e vërtetë?"

6. Shpërndani përgjegjësitë e secilit pjesëmarrës

Kur vendimet merren nga një grup, shpesh harrohet të caktohen përgjegjësitë. Dhe pastaj nuk është e qartë se kush duhet të bëjë çfarë dhe kush është përgjegjës. Sigurohuni që të përcaktoni qartë përgjegjësitë e secilit anëtar të vendimit të grupit.

7. Shkruani rregullin e dy minutave

Jepuni të gjithëve dy minuta për të shprehur me qetësi mendimet e tyre. Dhe vetëm atëherë diskutoni propozimin e tij. Në këtë mënyrë, të gjithë pjesëmarrësit do të shprehin mendimin e tyre pa frikë se do të ndërpriten apo keqkuptohen.

8. Ndaloni ata që flasin shumë shpejt

Fjalimi i shpejtë është më i vështirë për t'u kuptuar. Disa përfitojnë nga kjo. Njerëzit nuk duan të duken budallenj dhe nuk pyesin më, edhe nëse nuk kuptojnë diçka. Mos bini pas këtij karremi. Është përgjegjësia juaj të sqaroni çdo paqartësi dhe të zgjidhni mosmarrëveshjet. Pra, mos kini frikë të thoni: “Më falni, nuk e kuptova. A mund të flisni më ngadalë? Dhe më pas bëni pyetjet e grumbulluara.

9. Përmblidhni bisedën

Nëse të gjithë shkëmbenin ide, nxirrni përfundime. Nëse arrini një marrëveshje në takim, përsërisni atë me zë të lartë. Nëse jo, thuaj edhe ti. Nëse keni identifikuar detyra për të ardhmen, shpërndajini ato midis pjesëmarrësve dhe specifikoni afatet.

Shkruani përfundimet, teoritë e punës dhe problemet në mënyrë që të gjithë të kenë akses në to. Kjo do ta bëjë më të lehtë gjurmimin e progresit.