7 mashtrime të jetës për ata që duan të kryejnë 100 detyra në ditë

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Sipërmarrësi Tony Stubblebine flet për qasjen e tij në menaxhimin e listës së detyrave, me të cilën ai kryen 100 detyra në ditë.

Avokatët në Shtetet e Bashkuara u lëshojnë fatura klientëve për çdo gjashtë minuta të punës së tyre. Kjo do të thotë se ata duhet të kuptojnë saktësisht se çfarë gjërash të dobishme janë bërë në një periudhë kaq të shkurtër kohore. Një qasje e detajuar për ndjekjen e detyrave çon në rritjen e produktivitetit dhe ne mund ta miratojmë atë.

Problemi me shumicën e listave të detyrave është se ato ju inkurajojnë të grumbulloni detyra që nuk janë përfunduar. Por puna e papërfunduar bëhet burim faji dhe zvarritjeje të vazhdueshme.

Në vend të kësaj, ju mund të përdorni një sistem alternativ që fokusohet në mbajtjen e gjurmëve të asaj që po bëni dhe asaj që keni bërë tashmë. Nuk bazohet në faj, por në krenari. Dhe këtu janë përfitimet e një liste të detajuar të detyrave:

• Nuk do ta zvarritni sepse e dini se çfarë detyre duhet bërë më pas.
• Kur keni nevojë për një pushim, mund të mbani shënime në listën e detyrave. Kjo do t'ju shpërqendrojë, por do të jetë më e lehtë të ktheheni në punë më vonë.
• Qëndrimi juaj ndaj vetes do të ndryshojë. Duke kryer 100 detyra në ditë, do të jeni të kënaqur me produktivitetin tuaj.
• Një listë e tillë ndihmon për të hyrë në gjendjen e rrjedhës.
• Eksitimi ndizet: ekziston dëshira për të mbyllur sa më shumë detyra që të jetë e mundur brenda një ore.
• Deri në fund të ditës, do të keni 40 deri në 120 detyra të përfunduara.

Ky sistem funksionon më së miri me një skedar teksti të rregullt dhe aplikacione, ose. Nuk funksionon aq mirë me Trello, Todoist, Things dhe shumicën e shërbimeve të tjera të listës së detyrave.

1. Punoni me ruajtjen në renë kompjuterike

Përdorimi i listës së detyrave është një zakon. Kjo do të thotë që ju duhet të keni gjithmonë akses në të. Prandaj, është më mirë të ruani dhe ruani listën tuaj në re.

Të gjitha aplikacionet që kam rekomanduar më sipër e bëjnë këtë automatikisht.

Jam mësuar të punoj me një skedar teksti të rregullt todo.txt që e mbaj në Dropbox, kështu që mund të punoj me të në çdo kohë, kudo. Çdo ditë thjesht shtoj një listë të re mbi të vjetrën. Todo.txt ime përfshin disa vite detyrash të përfunduara.

2. Mësoni çelësat e nxehtë

Të gjithë programuesit e dinë se nëse nuk i hiqni kurrë duart nga tastiera, puna juaj do të jetë më produktive. Kjo është e vërtetë për njerëzit e profesioneve të ndryshme, por më së shpeshti janë programuesit që përdorin vazhdimisht çelësat e nxehtë.

Sa herë që kapni miun, dilni nga gjendja e rrjedhës.

Hotkeys janë të dobishëm kur punoni me një listë detyrash. Opsioni më i zakonshëm është të shtypni Alt + Tab për të shkuar në listën e detyrave, të shënoni detyrën që sapo keni përfunduar, të regjistroni një ose dy detyra të reja dhe të shtypni Alt + Tab për t'u rikthyer në punë.

Por ju mund ta bëni atë edhe më shpejt, dhe çelësat e nxehtë në aplikacione do të ndihmojnë për këtë. Këtu janë ato që unë rekomandoj:

• Mbani mend The Milk: "i" për të zgjedhur, "c" për të përfunduar detyrën.
• OmniFocus: ⌘N për të krijuar një detyrë të re dhe shtypni shiritin e hapësirës për ta përfunduar atë.
• Evernote: ⌘ + Shift + T për të krijuar një detyrë të re. Nuk ka çelësa shkurtore për të përfunduar.
• Wunderlist: Tab + shigjeta për të zgjedhur një detyrë të re, ⌘D për ta përfunduar atë.

Skedarët e tekstit janë pak më të komplikuar. Unë përdor "_" për të zgjedhur një detyrë dhe "×" për ta shënuar atë të përfunduar, kështu që lista ime e detyrave zakonisht duket si kjo:

Skedarët e tekstit janë alternativa më e mirë për përdoruesit e avancuar që janë të kënaqur duke punuar me makro. Në shumë redaktorë, për shembull në Sublime, është e mundur të përcaktohen në mënyrë të pavarur makrot dhe të personalizohen shkurtoret e tastierës.

3. Ndiqni të gjitha detyrat, edhe më të voglat

Thelbi i qasjes alternative është zbërthimi i detyrave në artikuj të vegjël dhe lehtësisht të realizuar. Ky është shumë i ngjashëm me hapin tjetër në GTD.

Detyrat si "Shkruani një postim në blog" janë shumë të mëdha për t'u përfunduar menjëherë. Mund t'ju duhet një orë për të shkruar një postim, nëse jo më shumë. Në vend të kësaj, filloni me detyrën e Redaktuesit të Tekstit të Hapur. Kjo është e gjitha, thjesht hapni redaktorin tuaj të tekstit. Ky është hapi i parë i detyrës që duhet të përfundoni.

Për shembull, kjo është se si dukej lista ime e detyrave kur shkrova këtë tekst:

× filloni të shkruani për formatet e listës së detyrave [12:31]

× wunderlist [12:48]

× gjërat [12:48]

× todoist [12:48]

× omnifokus [12:48]

× mbani mend qumështin [12:48]

× përgjigjuni pyetjeve [14:26]

× rekomandojmë: skedar teksti, RTM, OmniFocus, Evernote [14:26]

× kthehu te shkrimi [14:59]

× rishkruaj hyrjen [14:59]

× lista e përfitimeve [14:59]

× shtoni Gist [14:59]

× shtoni seksionin e teknologjisë [15:00]

× shtoni një seksion për detyrat në lëvizje [15:01]

_ vendos gjendjen aktuale të listës së detyrave në Gist

Dhe tani ka 15 detyra të gatshme. Më është dashur të ndërpres, kështu që ka dy detyra në listë për hapjen e një postimi në një redaktues teksti.

Sasia e punës së bërë është gjithmonë një çështje krenarie. Marrja e hapave të vegjël ndihmon për të mbajtur vëmendjen dhe për të shmangur zvarritjen, kështu që unë gjithmonë e di se çfarë të bëj më pas dhe nuk kam frikë se do të jetë e vështirë.

4. Shtoni detyra në lëvizje

Mënyra standarde për të përdorur një listë të detyrave është të shtoni shumë, shumë gjëra që do të arrini brenda një dite, pastaj shikoni dhe mendoni se definitivisht nuk do të përfundoni kaq shumë gjëra. Dhe ju filloni të ngatërroni.

Kur keni shumë opsione, kjo ju bën nervoz dhe ndikon negativisht në produktivitetin.

Sipas sistemit alternativ, ju thjesht shtoni një, maksimumi dy detyra dhe tregoni kohën e përafërt kur planifikoni të filloni punën.

5. Shënoni detyrat e përfunduara

Shënoni gjithmonë kohën e përfundimit të një detyre.

Mbani mend që The Milk dhe Wunderlist e bëjnë këtë automatikisht. Nëse jeni duke përdorur OmniFocus, shkoni te Preferencat: Shiko → Shfaq opsionet e pamjes → Kolonat e personalizuara → Data e përfundimit.

Nëse dini të punoni me makro, mund të programoni instalimin e një vule kohore. Kjo është arsyeja pse unë ende përdor Vim: makroja ime automatikisht shton një vulë kohore në fund të çdo rreshti.

Një mënyrë tjetër për ta bërë këtë është të vendosni manualisht kohën. Nuk është e nevojshme për çdo detyrë, mjafton të kontrolloni një herë në orë.

Pika e vulave kohore është se ato ju ndihmojnë të shihni se sa të fokusuar keni qenë në orën e fundit.

Në fund të ditës, do të jeni në gjendje të vlerësoni se si jeni të përqendruar. Në një ditë të mirë, do të përfundoni 80 detyra. Në një shkëlqyer - 120. Në ditën më të frymëzuar, arrita të bëj 250.

6. Mashtrojnë

Ky sistem përfshin aftësinë për të mashtruar pak. Do të tundoheni t'i vendosni vetes detyra shumë të vogla në mënyrë që në fund të ditës të shihni shumë detyra të përfunduara me qetësi.

Sa më e lehtë të jetë detyra, aq më shumë ka gjasa që ta përfundoni atë. Por detyrat e përfunduara ju shtyjnë të vazhdoni të punoni.

7. Kapni "rrjedhjen"

Ndonjëherë, ju mund të përfundoni disa detyra pa i shkruar ato në listën tuaj të detyrave. Më pas shtoni ato më vonë kur hapni skedën e listës.

Një listë e gjatë ngjall krenari. Unë shpesh shtoj detyra pas faktit. Detyra e parë në listën time të detyrave sot ishte Ecja e qenit në park. Ndodhi një orë para se të ndizja kompjuterin tim, por më duhej një shtytje e vogël për të filluar.

Anasjelltas, kur ndiheni të bllokuar, kaloni në listën tuaj të detyrave dhe sigurohuni që të keni një veprim të vogël tjetër.

Qëllimi i qasjes alternative të listës së detyrave është të futet në një gjendje rrjedhëse, e cila është më e lehtë për t'u realizuar nëse i përfundoni detyrat një nga një.