Si e lejojmë emailin të na kontrollojë dhe çfarë të bëjmë për këtë

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Ky është një fragment nga një libër i gazetarit dhe folësit amerikan Phil Simon. Ka të bëjë me mënyrën se si njerëzit pushtojnë jetën e njëri-tjetrit përmes emailit dhe si t'i kundërvihen.

Nëse, kur punoni me e-mail, ju duket se po luani një lojë ku duhet të "kapni" me çekiç një nishan që zvarritet papritur në njërën ose tjetrën strofull, nuk jeni vetëm. Email është si parazgjedhje kanali kryesor për komunikimet e biznesit. Sipas Radicati Group, nëpunësi mesatar i zyrës merr rreth 100 email në ditë. Ky numër po rritet çdo vit me 15%. Në korrik 2012, kompania konsulente McKinsey Global Institute publikoi një raport të titulluar Ekonomia Sociale: Zhbllokimi i vlerës dhe produktivitetit përmes teknologjive sociale. Ai thotë se punonjësit e linjës së parë shpenzojnë 28% të kohës së tyre duke menaxhuar emailin.

Mendoni për këtë. Nëse keni një javë pune 50-orëshe, atëherë 14 orë të asaj jave do të shpenzohen duke lexuar dhe shkruar emaile. Ju nuk kaloni aq shumë kohë në Word, Excel ose programe të tjera pune.

Këta numra mund të mos jenë problem nëse emaili do të ishte vërtet një kanal komunikimi efektiv. Përkundrazi, është e tillë për disa kompani. Por në shumicën e rasteve, nuk është kështu. Sigurisht, emaili ka të drejtë të ekzistojë, por mos u hutoni. Hulumtimet kanë treguar se kontrollimi i vazhdueshëm i kutisë suaj hyrëse ul nivelin tuaj të IQ-së.

Vitet e fundit, emaili është bërë një plagë e vërtetë e komunikimit të biznesit. Sidoqoftë, nuk duhet ta fajësoni atë për të gjitha problemet. Teknologjia e fajësimit është e përshtatshme: është një justifikim i mirë për të mos u parë në pasqyrë. Në fund të fundit, nëse shikojmë brenda, do të kuptojmë se problemi nuk është te emaili si i tillë, por në mënyrën se si e përdorim atë.

Çështja nuk është të hiqni dorë nga emaili (edhe pse disa e bëjnë). Çështja është ta përdorim atë në mënyrë racionale.

Ku të fillojë?

Kuptoni bisedën ≠ email

Ju nuk mund të zhvilloni një dialog me e-mail në të njëjtën mënyrë si në jetën reale. Gjithmonë ka boshllëqe kohore midis letrave, dhe mesazhet me tekst nuk nënkuptojnë manifestime të ngushta miqësore për bashkëbiseduesin. Justin Kruger nga Universiteti i Nju Jorkut dhe Nicholas Epley nga Universiteti i Çikagos se mungesa e sinjaleve joverbale njerëzit keqinterpretojnë emailet.

Psikologët kanë zbuluar se është e mundur të interpretohet saktë disponimi në një mesazh me tekst vetëm në gjysmën e rasteve. Smilies, mjerisht, nuk do të ndihmojnë, për shembull, të dallojnë humorin nga sarkazma. Kjo shpesh çon në keqkuptime. A jeni gati të hidhni një monedhë çdo herë duke u përpjekur të merrni me mend nëse bashkëbiseduesi juaj e kupton mesazhin tuaj?

Ndiqni rregullin me tre shkronja

Pasi të keni pranuar faktin se emaili nuk është vendi më i mirë për biseda zemër më zemër, kaloni në veprim.

Përdorni rregullin e tre shkronjave: nëse çështja nuk zgjidhet me tre email, nevojitet një takim personal.

Është i zbatueshëm si për detyrat administrative (siç është caktimi i një takimi) ashtu edhe për ato personale. Do t'ju kursejë shumë kohë dhe shumë zhgënjim. Sidoqoftë, jo të gjithëve u pëlqen, jini të përgatitur për pakënaqësinë e disa shokëve. Me një sasi të arsyeshme supozimi, por është koha për të hequr qafe qëndrimin "postë për të gjitha pyetjet".

Mos i zgjidhni çështjet urgjente me email

Nëse problemi është vërtet i rëndësishëm dhe kërkon veprim të menjëhershëm, mos e adresoni atë në email. Ekziston një telefon për këtë. Bëjeni këtë rregull në kompaninë tuaj.

Mos përdorni email për të menaxhuar detyrat

Email-i nuk është një menaxher detyrash. Por shumë njerëz përdorin email si të tillë. Çuditërisht, ata janë vazhdimisht të hutuar. Hapa kutinë time hyrëse për të kontrolluar detyrat e mia dhe një lumë pune dhe mesazhesh personale ra mbi ju. Është e lehtë të kalosh tek ata, duke harruar pse hape klientin e postës.

Ka aplikacione të pavarura për menaxhimin e detyrave: DropTask dhe të tjera. Ata nuk janë një zëvendësim për emailin, ato janë të orientuara drejt qëllimeve që po përpiqeni të arrini.

Është e njëjta gjë me menaxhimin e projektit., ose Basecamp - mjete të përshtatshme dhe të përballueshme që do t'ju shpëtojnë nga kilometrat e zinxhirëve të mesazheve.

Mos e trajtoni komunikimin si nxjerrjen e qymyrit në një minierë

Pak janë të lirë në marrëdhëniet e tyre të punës. Shumë, duke përfshirë sepse nuk mund të zgjedhin kolegët, klientët dhe partnerët e tyre. Disa prej tyre janë shumë "të zënë" për të folur në telefon - ata preferojnë të shkruajnë një duzinë mesazhe në vend që të diskutojnë verbalisht gjithçka në dy minuta.

Në këtë rast, duhet t'i kushtoni vëmendje mënyrës së komunikimit të tyre (fjalë, fraza, etj.). Pyete veten nëse vërtet dëshiron të ndërveprosh me njerëzit që largohen nga telefoni dhe flasin. Shikoni më nga afër punëkërkuesit për një pozicion të lirë në kompaninë tuaj, klientët e mundshëm ose furnitorët e mundshëm të ardhshëm. Nëse ata fillimisht komunikojnë sikur të ishin duke nxjerrë xehe në një minierë, atëherë cilat janë shanset që ata të ndryshojnë?

Mbani mend jetën jashtë emailit

Ajo është! Mos kini frikë të mbyllni kutinë tuaj postare. Bota nuk do të shembet. Kjo është e qartë, por për shumë mund të jetë një zbulim. Për shembull, në Klick Health, punonjësit përdorin e-mail. Sipas CEO-t të saj, emaili është një mjet që u jep kontroll mbi vetveten njerëzve të tjerë.

cfare mendoni ju: a sundon vërtet emaili njerëzitduke u vendosur detyra dhe radha e zbatimit të tyre?