Si të gruponi saktë detyrat për të vazhduar me gjithçka

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Rritni produktivitetin duke rregulluar listën tuaj të detyrave.

Të gjithë e dinë për një kohë të gjatë që multitasking nuk është një gjë aq e mirë: na pengon të përqendrohemi efektivisht në një gjë.

Puna është se kalimi nga një detyrë në tjetrën kërkon shumë kohë - kjo konfirmohet nga studimet e Multitasking: Shpenzimet e kalimit. Njerëzit punojnë në mënyrë më efektive kur hyjnë në një gjendje rrjedhëse: të fokusuar plotësisht në një aktivitet, pa u shpërqendruar nga asgjë tjetër.

Fatkeqësisht, nuk është gjithmonë e mundur të kapim rrjedhën, sepse vazhdimisht jemi të përmbytur me një mori gjërash të ndryshme që kërkojnë vëmendjen tonë. Sidoqoftë, ekziston një truk që ju lejon të minimizoni humbjen e kohës dhe energjisë duke kaluar midis aktiviteteve të ndryshme. Quhet grupimi i detyrave.

Thelbi i kësaj teknike është si vijon: ju kombinoni detyra të të njëjtit lloj në të ashtuquajturat paketa, dhe më pas i kryeni ato në masë. Është e thjeshtë.

Pse është e dobishme të grupohen detyrat

Është më e lehtë t'i bësh gjërat në një rend të rastësishëm: nuk duhet të shqetësohesh me planifikimin, prioritizimin dhe gjëra të tjera të mërzitshme. Ju kujtuat diçka - dhe e bëtë atë. Dhe pastaj kaluam në detyrën tjetër.

Megjithatë, kjo qasje nuk është shumë e dobishme për aftësinë tuaj për t'u fokusuar. Sipas studimit The True Cost Of Multi-Tasking, botuar në Psychology Today, një person humbet deri në 40% të produktivitetit të tij kur kalon midis detyrave të palidhura.

Me fjalë të tjera, nëse fillimisht shkruani një raport, pastaj filloni t'u përgjigjeni emaileve, pastaj renditni dokumentet në letër dhe pastaj kthehuni përsëri në raport, pastaj çdo herë që humbni kohë duke u përqëndruar në një detyrë të re që nuk është si ajo e mëparshme. Tom DeMarco, autor i Faktorëve Njerëzorë: Projektet dhe ekipet e suksesshme, pohon se ky "ndërrim i marsheve" mund të zgjasë deri në 15 minuta ose më shumë.

Detyrat e grupimit të grupeve e bëjnë të lehtë kalimin nga një aktivitet në tjetrin. Sa më të ngjashme të jenë detyrat tuaja, aq më lehtë është, pasi të keni përfunduar njërën, të kryeni tjetrën.

Si të përdorni përpunimin në grup

1. Krijoni një listë detyrash

Së pari, shkruani atë që keni ndërmend të bëni në një listë të thjeshtë, rresht pas rreshti. Mund ta bëni në letër ose të përdorni aplikacione të shumta të menaxhimit të detyrave. Gjëja kryesore është të rregulloni gjithçka. Është ideale të lini mënjanë pak kohë planifikimi çdo ditë (ose të paktën një herë në javë).

2. Ndani detyrat në kategori

Tani që lista është gati, ndajini të gjithë artikujt e saj në kategori. Ato mund të jenë të ndryshme - zgjidhni atë që dëshironi. Gjëja kryesore është se është i përshtatshëm dhe vizual.

Për shembull, mblidhni detyra të tilla si "Përgjigjuni emaileve" ose "Thirrni kolegët" në seksionin "Negociatat" dhe "Shkruani një artikull" dhe "Bëni modifikime" në seksionin "Tekst". Krijo kategori të veçanta për punët e shtëpisë, detyrat e punës, blerjet dhe më shumë. Do të jetë më e lehtë për të lundruar në një listë të tillë të renditur.

Një tjetër mundësi është mbledhja e detyrave në paketa sipas vendit ku duhet të kryhen. Për shembull, lidhni të gjitha blerjet me vendndodhjen "Supermarket" dhe detyrat e punës me vendndodhjen "Office" etj. Në këtë mënyrë, nëse e gjeni veten pranë një dyqani, mund të shikoni në listën tuaj të detyrave dhe të shihni menjëherë të gjitha blerjet që ju nevojiten.

3. Blloko kohën

Përpunimi në grup i detyrave funksionon mirë në lidhje me të ashtuquajturën teknikë të bllokimit të kohës. Pasi ta keni ndarë listën në kategori, caktoni një kohë specifike të ditës për secilën kategori. Dhe shtoni bllokun përkatës në kalendarin tuaj. Gjatë një blloku kohe, bëni vetëm gjëra nga një kategori dhe injoroni të tjerat.

Një tjetër mundësi është të lidhni teknikën popullore Pomodoro me grupin e detyrave. Për 25 minuta ju jeni të angazhuar në detyra të pandërprera nga një paketë. Më pas pushoni për 5 minuta. Pastaj përsërisni ciklin me një grup tjetër rastesh.

4. Merrni parasysh produktivitetin tuaj maksimal

Vendosni se në cilën orë të ditës jeni më produktiv. Shumica e njerëzve e kanë këtë mëngjes, por ka edhe bufa nate që e kanë më të lehtë të fokusohen në errësirë. Gjeni kulmin tuaj të produktivitetit dhe përpiquni të përfundoni detyrat nga kategoritë me prioritet më të lartë brenda tij.

5. Eliminoni shpërqendrimet

Kur filloni të kryeni grupin tjetër të detyrave, sigurohuni që të mos shqetësoheni nga një njoftim aksidental ose një telefonatë. Mund të caktoni një kohë të veçantë për të kontrolluar telefonin inteligjent. Ndërsa po trajtoni detyra nga një kategori, mos mendoni për pjesën tjetër.

Cilat detyra mund të grupohen

Në fakt, në përgjithësi, çdo. Scott Young, shkrimtar, programues, sipërmarrës dhe adhurues i madh i përpunimit në grup, jep disa shembuj:

• Email. Tim Ferris, autor i Si të punosh 4 orë në javë, ndonjëherë merr 300 email në orë. Dhe, pavarësisht një vëllimi të tillë, ai u përgjigjet atyre vetëm një herë në ditë, duke lënë veçmas kohë vetëm për këtë.
• Leximi. Të lexosh diçka në mes është pothuajse e kotë, pasi gjithsesi nuk do të kujtosh shumë. Më mirë përcaktoni vetë se kur është më e përshtatshme për ju që ta merrni me kujdes informacionin dhe rezervoni këtë herë për lexim.
• Telefonata. Shkruani emrat e njerëzve që duhet të telefononi dhe numrat e tyre të telefonit në një listë. Pastaj thirrni menjëherë të gjithë kandidatët në listë. Së pari, nuk do të shpërqendroheni sërish nga bisedat telefonike. Së dyti, ju do të jeni në gjendje të zgjidhni kohën e ditës kur njerëzit janë më pak të zënë dhe do të jenë në gjendje të flasin me ju.
• Rekreacion dhe argëtim. Transferoni të gjitha argëtimet - filmat, lojërat kompjuterike, shëtitjet - në fund të ditës. Kjo do t'ju motivojë të përfundoni punën sa më shpejt të jetë e mundur dhe do ta keni më të lehtë të relaksoheni duke ditur se gjithçka për sot tashmë është ribërë.
• Udhëtime për blerje. Përpara se të dilni nga shtëpia, mblidhni të gjitha detyrat, blerjet dhe detyrat në një grumbull dhe përfundoni ato me një lëvizje. Për shembull, mund të vizitoni një supermarket, zyrë postare dhe pastrim kimik në të njëjtën kohë. Kurseni jo vetëm kohë por edhe benzinë.
• Korrespondencë në rrjetet sociale. Merrni një orë në mbrëmje për të biseduar në internet. Dhe pjesën tjetër të kohës, mbajini të çaktivizuara njoftimet e klientëve të mediave sociale.
• Gatimi i ushqimit. Shanset janë që vazhdimisht nuk keni kohë të mjaftueshme për të gatuar diçka çdo ditë. Për fat të mirë, qytetërimi na ka paraqitur një njësi të tillë si një furrë me mikrovalë. Lini mënjanë 1-2 ditë për të përgatitur ushqimin për javën e ardhshme, dhe më pas thjesht ngroheni përsëri.
• Riparim. Më në fund mblidhuni bashkë dhe bëni të gjitha ato punët e vogla nëpër shtëpi që kanë pritur në krahë për kaq shumë kohë. Zëvendësoni llambat e djegura, rregulloni dorezën e derës dhe rubinetin që pikon.
• Reflektime. Mendoni gjatë gjithë kohës, përpiqeni të planifikoni diçka, zgjidhni disa probleme, por asgjë nuk ju shkon? Scott Young këshillon edhe një gjë të tillë si të menduarit për të bërë në një kohë të përcaktuar rreptësisht. Bëjeni zakon të planifikoni 2-3 orë çdo javë se çfarë do të bëni më pas dhe cilat synime dëshironi të arrini.

Po, dhe për këtë çështje, grumbullimi i detyrave është gjithashtu një detyrë. Prandaj, caktoni një kohë të veçantë, mundësisht në mbrëmje, për të shpërndarë artikujt në listën tuaj për nesër.