7 këshilla për Gmail nga një ish-punonjës i Google

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Nëse qindra emaile hyrëse dhe shpërqendrimet e vazhdueshme për të kontrolluar postën tuaj nuk ju lejojnë të përqendroheni në aktivitetin tuaj kryesor, atëherë ky artikull është për ju. Rudolphe Dutel, një ish-punonjës i Google, shpjegoi se si të punoni me Gmail saktë pa dhimbje koke.

Në vitin 2011, Rudolf Dutel mori një punë në Google. “Dita ime e parë në zyrën e Google ishte si mbërritja e Harry Potter në Hogwarts: je shumë i shqetësuar, si një nxënës shkolle në një takim të parë dhe nuk është e qartë se çfarë të bësh,” kujton Rudolph. “Prandaj, isha i kënaqur për çdo punë që më besohej dhe për mundësinë për të mësuar diçka të re në këtë proces.”

Dy vitet e ardhshme ai ishte i destinuar të angazhohej ngushtë në trajnimin e punonjësve të kompanisë për të punuar me shërbimin e postës Gmail, si dhe shitjet e tij të korporatave.

Dütel nuk është më një anëtar i Google; ai tani është një punonjës i Buffer dhe themeluesi i projektit Remotive, një revistë elektronike javore për punëtorët në distancë. Megjithatë, ai ende përdor disa nga truket që u mësoi ish kolegëve të tij.

Si të trajnoni emailin tuaj: 7 këshilla vrasëse për të punuar me Gmail

Ndonjëherë hapja e Inbox tuaj të hënën në mëngjes është një zbulim. Duket fizikisht e pamundur të zgjidhësh rrjedhën e pafundme të letrave.

E-mail-i sot nuk përdoret përveçse në fshatra të largëta, ku nuk ka energji elektrike apo kulla celulare. Sipas hulumtimit nga Instituti Global McKinsey, ne kalojmë mesatarisht një të tretën e ditës sonë të punës duke iu përgjigjur emaileve.

Punëtori mesatar i kualifikuar shpenzon deri në 28% të kohës së tij të dobishme për analizimin e emailit. Kjo është rreth 13 orë në javë.

Sigurisht, nuk dua të pajtohem me statistika kaq të trishtueshme. Për më tepër, të gjithë duan të kalojnë kohën e tyre në diçka më të dobishme. Për këtë qëllim, Dutel kaloi shumë kohë duke testuar aftësitë e Gmail, shërbimet dhe shërbimet, duke theksuar shtatë më të dobishmet, sipas tij, për përdorim të përditshëm. Ndoshta, korrespondenca e punës nuk është një biznes kaq i gjatë.

1. Përdorni butonin "Anulo dërgimin"

A keni vënë re ndonjëherë disa gabime të bezdisshme shkrimi në letrën tuaj pasi klikoni "Dërgo"? Jam i sigurt që po.

Tani e tutje, nuk ka asgjë më shumë për t'u frikësuar: ju keni funksionin e anulimit të dërgimit, përdorimi i të cilit është një parakusht i rreptë për ata që vendosën të merren seriozisht me menaxhimin e kohës së çmuar të punës.

Mund ta aktivizoni funksionin duke shkuar te menyja dhe duke vendosur një shenjë përpara funksionit përkatës: "Cilësimet" → "Të përgjithshme" → "Anulo dërgimin". Opsionale, periudha e anulimit mund të vendoset në 10, 20 ose 30 sekonda.

Provojeni vetë, mua personalisht më pëlqeu!

2. Aplikoni shabllone për të kursyer kohë

Ne shkruajmë një numër të madh shkronjash të të njëjtit lloj, të ngjashme me njëra-tjetrën si dy pika uji. Ndonjëherë ne marrim si bazë për letrat e reja ato që u kemi shkruar tashmë njerëzve të tjerë. Për shembull, për shitësit, kjo është e përshtatshme dhe mund të kursejë ndjeshëm kohë.

Pra, pse të mos përgatitni disa shabllone për këtë lloj mesazhi në vend që të rishkruani të njëjtën gjë pa pushim? Në fund të fundit, zëvendësimi i disa fjalëve dhe frazave është shumë më i lehtë sesa të shkruash përsëri. Gjëja kryesore është të mos harroni ta rilexoni më vonë.

Përgatitni dhe ruani disa përgjigje shabllone që mund t'i përdorni më vonë nëse është e nevojshme.

Për të aktivizuar funksionin "Modelet e përgjigjes", shkoni te skeda "Laborator" në menynë e cilësimeve.

Falë kësaj veçorie tepër të dobishme, Rudolph dhe vëllai i tij arritën të dërgonin manualisht detajet e kontaktit te 1500 abonentët e parë të Remotive në një letër postare standarde.

3. Përdorni funksionin e aksesit jashtë linje

Një truk tjetër që mësuam nga Dutel është se si të vazhdojmë të punojmë me Gmail pa qasje në internet.

Ndoshta disa prej jush pëlqejnë të shkëputen nga të tjerët për një kohë në mënyrë që t'i përkushtohen plotësisht detyrave krijuese. Sidoqoftë, në shumicën e rasteve, thjesht nuk mund të bëni pa dosjen "Inbox", ku, për shembull, keni hequr detyrën teknike. Si të jesh?

Për të gjitha udhëtimet me tren, rastet me akses të paguar ose të kufizuar në rrjetin Wi-Fi dhe rrethana të tjera të paparashikuara, mund të përdorni funksionin "Jashtë linje". Kjo ju lejon të lexoni, përgjigjeni, kërkoni dhe arkivoni emailet pa qasje në internet.

Kjo është me të vërtetë shumë e përshtatshme, pasi kjo mënyrë ju lejon të punoni jo vetëm me postë, por edhe me Google Drive dhe Google Docs.

4. Nuk keni kohë? Ndalo

Ndonjëherë, mesazhet hyrëse thjesht bien në kuti njëri pas tjetrit, të bezdisshëm dhe shpërqendrues nga puna në të cilën jemi fokusuar. Një, dy, katër, dhjetë letra të reja … Po sikur të ketë diçka të rëndësishme?

Zgjidhja më e mirë për këtë problem, sipas Dutel, ishte funksioni Inbox Pause. Kuptimi i këtij funksioni është shumë i thjeshtë: ju pezulloni rrjedhën e korrespodencës hyrëse nëse jeni të zënë me diçka të rëndësishme dhe kur jeni çliruar nga barra e shqetësimeve dhe një kalendar plot ngjarje, ju ktheheni atyre sikur t'i keni marrë. në të njëjtin sekondë duke shkuar te faqja me skedën e postës.

5. Çregjistrohu nga listat e postimeve të panevojshme

Ndodh që është e vështirë të heqësh plotësisht qafe të gjitha llojet e postimeve që hyjnë në kutinë e postës elektronike të punës. Si të shpëtoni nga ato që nuk janë aspak interesante për ju?

Shikoni Unroll.me, një mjet që mund t'ju ndihmojë të organizoni emailet tuaja në mënyrën më të mirë të mundshme në pak minuta. Pasi të regjistroheni për shërbimin, hapni listën e postimeve ku jeni abonuar. Pastaj çregjistrohu nga ato të panevojshme.

6. Aktivizo Verifikimin me 2 hapa

Duket se Gmail di pothuajse gjithçka për ne: me kë komunikojmë, çfarë fotosh kërkojmë në kërkim, çfarë ruajmë në "Dokumentet". Mund të themi se kjo është një lloj qendre kontrolli fluturimi dhe selia kryesore e komandës - të gjitha lidhjet çojnë këtu, si rrugët për në Romë. Kjo do të thotë që së pari duhet pasur kujdes për sigurinë.

Verifikimi me dy hapa është zgjidhja më e mirë për këtë detyrë. "Dy-", sepse për të mbrojtur informacionin tuaj, do t'ju duhet jo vetëm fjalëkalimi për kutinë postare, por edhe një kod unik, të cilin do ta merrni sa herë që përpiqeni të hyni në kutinë tuaj postare nga një aplikacion celular ose një mesazh SMS.

Rudolph gjithashtu këshillon t'i kushtoni vëmendje shërbimit 1Password.

Shumë shërbime të tjera të njohura si Dropbox, Facebook dhe Twitter përdorin gjithashtu verifikimin me 2 hapa për qasje.

Nga rruga, për sigurinë e të dhënave tuaja, është e rëndësishme të siguroheni që llogaria juaj Gmail të mos përdoret në disa pajisje menjëherë, për shembull, në dy kompjuterë në të njëjtën kohë.

7. Përdorni njoftime më informuese

Shumë mesazherë përdorin disa statuse për mesazhet në të njëjtën kohë: "Dërguar", "Dorëzuar", "Lexo". Në disa vende, si në Facebook, ikona përdoren për të përfaqësuar këto njoftime.

Për shërbimin Gmail, ekziston një zgjidhje e ngjashme - Sidekick. Ky është një aplikim i mirë për ata që janë në kërkim të një pune, ose ata, aktivitetet e të cilëve kanë të bëjnë me shitjet: është shumë i përshtatshëm për të marrë statuset e emaileve tuaja të dërguara.

Tani dini pak më shumë për sigurinë dhe kursimin e kohës kur punoni me Gmail. Shpresojmë që këshilla e një specialisti me përvojë do t'ju ndihmojë të bëheni më produktivë.