5 këshilla për t'ju ndihmuar të organizoni ditën tuaj të punës

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Truke të thjeshta që do t'ju shpëtojnë nëse vazhdimisht nuk keni kohë të mjaftueshme për asgjë.

1. Prioritet

Ekziston një mënyrë shumë e thjeshtë por efektive për t'i kategorizuar punët tuaja sipas urgjencës dhe rëndësisë. Ky është një qark i quajtur Matrica Eisenhower. Ajo u shpik nga Dwight D. Eisenhower, president amerikan, gjeneral i ushtrisë amerikane dhe thjesht një person shumë produktiv.

Unë kam dy lloje gjërash: urgjente dhe të rëndësishme. Gjërat e rëndësishme janë rrallë urgjente, dhe ato urgjente janë rrallë të rëndësishme.

Dwight D. Eisenhower

Matrica Eisenhower ka katër seksione. Boshti horizontal tregon urgjencën e rastit, dhe boshti vertikal tregon rëndësinë. Matrica ju lejon të organizoni lehtësisht të gjitha detyrat tuaja në kategori: "Jo urgjente dhe jo e rëndësishme", "Urgjente por jo e rëndësishme", "E rëndësishme dhe jo urgjente" ose "Urgjente dhe e rëndësishme".

Mundohuni t'i jepni përparësi Matricës Eisenhower dhe do të habiteni se sa kohë shpenzoni për gjëra urgjente, por jo shumë të rëndësishme. Për shembull, mesazhe të pafundme nga kolegët ose telefonata që ju largojnë vetëm nga detyrat urgjente.

Gjeni kohë për gjërat e duhura. Nëse ka diçka të rëndësishme dhe urgjente, bëjeni menjëherë. Planifikoni detyra të rëndësishme, por jo urgjente, vlerësoni kohën e përafërt për përfundimin e tyre dhe vendosni se kur do ta bëni. Çështjet e parëndësishme por urgjente mund t'i delegohen dikujt tjetër. Shtyjini detyrat jo urgjente dhe të parëndësishme për më vonë ose refuzoni ato fare.

2. Gjeni kohë për punë të thellë

Kapitalisti i sipërmarrjes Sam Altman tha një herë: "Shpërqëndrimi dixhital është një nga problemet më të mëdha psikologjike të kohës sonë". Vetëm mendoni: ne i kontrollojmë telefonat tanë inteligjentë mesatarisht 50 herë në ditë. Dhe, sipas shkencëtarit dhe shkrimtarit Cal Newport, kjo dëmton ndjeshëm aftësinë tonë për të menduar qartë dhe për të qenë krijues.

Në “Të punosh me kokën. Modelet e Suksesit nga një specialist i IT-së “ai prezanton konceptin e “Punë e thellë”. Kjo lloj pune nënkupton përqendrim të plotë dhe zhytje në një detyrë specifike. Pa shpërqendrime - përpjekje dhe përqendrim maksimal. Kjo është mënyra e vetme për të kryer detyra vërtet të vështira me nivelin e duhur të cilësisë.

Newport citon taktikat e përdorura nga kolegu i tij, profesori i Universitetit të Pensilvanisë, Adam Grant. Semestrin e vjeshtës ia kushton mësimdhënies, pranverën dhe verën kërkimit dhe nuk i përzien kurrë të dyja. Gjatë kërkimeve intensive, profesori e ekspozon veten në izolim të plotë në mënyrë që studentët të mos ndërhyjnë me të.

Ka të ngjarë që të mos keni mundësi të shkoni në të njëjtën mënyrë dhe të fshiheni nga burimet e acarimit për disa muaj. Mos u dekurajoni: nuk keni pse të zhyteni në "punë të thellë" për një semestër të tërë. Newport krijon orarin tuaj bazuar në preferencat tuaja personale.

Vendosni se në cilën orë ndiheni më energjik dhe vigjilent, dhe bëni punën më të vështirë pikërisht atëherë, duke fikur smartfonin tuaj dhe duke refuzuar të kontrolloni emailin. Për shembull, vetë Newport fillon të punojë herët në mëngjes, por kurrë nuk e bën këtë pas orës 17:30.

3. Llogaritni oraret e takimeve

Paul Graham, bashkëthemelues i inkubatorit të startup-eve Y Combinator, se ekzistojnë dy lloje orare pune: orari i "menaxherit" dhe orari i "krijuesit".

Opsioni i parë është për organizatorët dhe shefat. Sipas mendimit të tyre, koha e punës është e lehtë për t'u menaxhuar. Duhet ta ndani ditën në intervale për orë. Dhe kur shfaqet një detyrë e re, thjesht lini disa orë për të, duke e shënuar në organizator. Kështu, nëse "menaxheri" duhet të caktojë një kohë për një takim pune ose një seancë idesh, ai shikon kalendarin e tij, gjen një orë të pazënë dhe mbledh kolegët e tij.

Por për “krijuesit” takime të tilla, edhe ato të planifikuara paraprakisht, janë fatkeqësi. Në fund të fundit, njerëzit krijues, programuesit, shkrimtarët apo artistët, nuk e ndajnë orarin e tyre si “menaxherë”. Ata zakonisht duhet të përdorin të paktën gjysmë dite për të përfunduar detyrat dhe në një orë ata vetëm ngrohen në rastin më të mirë. Dhe kur në mes të punës së tyre, "krijuesit" duhet të shkëputen dhe të shkojnë në një takim me kolegët, ata bien nga ritmi i tyre dhe më pas e kanë shumë të vështirë të kthehen në detyrë.

Orari i menaxherit dhe orari i krijuesit funksionojnë mirë vetë. Por kur ato kryqëzohen, fillojnë problemet.

Paul Graham

Prandaj, nëse jeni menaxher, mësoni paraprakisht nga vartësit tuaj se kur është më mirë të organizoni takime të përbashkëta për të mos i ndërprerë njerëzit nga puna në momentet më të papërshtatshme.

4. Kontrolloni konsumin tuaj të energjisë

Tony Schwartz dhe Jim Loer në Jeta me fuqi të plotë! argumentojnë se burimi kryesor për një punëtor produktiv nuk është koha, por energjia. Mund të kaloni një ditë të tërë në një detyrë të vështirë, por nëse ju mungon forca fizike dhe mendore, do të ngecni dhe nuk do të bëni asgjë të dobishme. Por kur keni mjaft energji të brendshme, mund të merreni me një çështje të vështirë brenda disa orësh dhe pjesën tjetër të ditës t'ia kushtoni diçkaje më të thjeshtë.

Schwartz dhe Loer dallojnë katër lloje të energjisë: fizike, emocionale, mendore dhe shpirtërore. Dhe nëse ju mungon ndonjë prej tyre, produktiviteti juaj do të bjerë.

• Energjia fizike ndikon drejtpërdrejt në aftësinë tuaj për të reaguar ndaj mjedisit dhe për të marrë vendimet e duhura. Mungesa e këtij burimi lidhet me ushqimin e dobët, mungesën e gjumit dhe lodhjen.
• Energji emocionale ndikon në aftësinë për të menaxhuar siç duhet emocionet tuaja në situata stresuese.
• Energji mendore ju lejon të përqendroheni në një detyrë dhe të mos shpërqendroheni. Një person me një sasi të madhe të tij mund të përqendrohet edhe në një situatë stresuese, kur të gjithë rreth tij përpiqen ta shpërqendrojnë atë.
• Energjia shpirtërore ju lejon të shihni qëllimin në aktivitetet tuaja në mënyrë që të ruani motivimin. Ajo ushqen entuziazmin, këmbënguljen dhe përkushtimin.

Për të mbajtur të katër treguesit në nivelin e duhur, hani siç duhet, flini mjaftueshëm dhe ushtroheni (stërvitja stimulon aktivitetin e trurit). Dhe përdorni teknika të thjeshta për të rimbushur energjinë.

Jeta nuk është një maratonë. Jeta është një seri sprintesh.

Tony Schwartz

Një metodë e mirë për të alternuar punën me zhytje të plotë dhe pushim të shkurtër është teknika Pomodoro, e cila përshtatet në mënyrë të përkryer me konceptin e Cal Newport për Deep Work. Parimi është i thjeshtë: ne masim 25 minuta me një kohëmatës dhe bëjmë një detyrë të rëndësishme gjatë gjithë kësaj kohe pa shpërqendrime. Pastaj - një pushim për 5 minuta. Gjatë kësaj kohe, ne rimbushim energjinë. Më pas e përsërisim ciklin edhe katër herë dhe bëjmë një pushim të gjatë për 20 minuta.

5. Hani bretkosa për mëngjes

Të gjithëve u ka ndodhur ndonjëherë kështu: hasni në një detyrë që duhet ta përfundoni, por vërtet nuk dëshironi ta bëni. Ju filloni ta shtyni atë dhe me afrimin e afatit, ajo varet gjithnjë e më shumë mbi ju, duke ju shkëputur nga gjërat e tjera dhe duke ju bërë të shqetësoheni edhe një herë.

Shkrimtari i njohur Brian Tracy i quan këto probleme "bretkosa". Dhe rekomandon të mos i shtyni për më vonë, por t'i bëni sa më herët.

Nëse hani një bretkosë në mëngjes, pjesa tjetër e ditës premton të jetë e mrekullueshme, pasi më e keqja për sot ka mbaruar.

Mark Twain

Pasi të keni hequr qafe një detyrë të vështirë, do të ndiheni të kënaqur, do të merrni një energji pozitive për pjesën tjetër të ditës dhe mund të kaloni te pikat e radhës në listën tuaj me një ndërgjegje të pastër.