Si të përdorni Gmail në mënyrë efektive: 25 këshilla

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2024-01-13 02:59

Edhe nëse punoni me Google Mail çdo ditë, shanset janë që nuk i dini të gjitha aftësitë e tij. Këtu janë 25 këshilla për përdorimin efektiv të Gmail që do t'ju lehtësojnë shumë detyra dhe do t'ju kursejnë kohë.

1. Ku të filloni

Ndrysho sfondin

Në vend që të shihni sfondin e zakonshëm të bardhë të Gmail-it, shijoni kutinë tuaj hyrëse me diçka që bie në sy. Thjesht zgjidhni seksionin "Tema" në cilësimet në këndin e sipërm djathtas për të vendosur një sfond të ri nga opsionet e propozuara ose ngarkoni imazhin tuaj.

Përndryshe, mund të eksperimentoni me cilësimet e ndërfaqes. Në modalitetin "Spacious" do të keni shumë hapësirë të lirë dhe "Compact" është mirë kur duhet të vendosni sa më shumë mesazhe në ekran.

Shto miq (dhe mesazhe)

Për të shtuar kontaktet dhe mesazhet tuaja të vjetra në sistem (nuk ka rëndësi nëse po përdorni Gmail për herë të parë ose krijoni një llogari shtesë), shkoni te "Cilësimet" → "Llogaritë dhe importi" dhe zgjidhni lidhjen "Importoni postën". dhe kontaktet”. Kjo do t'ju lejojë të shtoni të dhënat tuaja nga kutitë e tjera postare.

Bëje Gmail të duket si Outlook

Te Settings → Lab, aktivizoni funksionin e Panelit të Parapamjes për të parë tekstin e plotë të mesazheve në të djathtë, ashtu si në Outlook. Zakoni është natyra e dytë, kështu që nëse keni punuar me email të korporatës gjatë gjithë jetës suaj dhe po përpiqeni të ndiheni rehat me Gmail, Viewport do ta bëjë më të lehtë kalimin tuaj.

Pasi të aktivizohet, do të shihni opsione të ndryshme të ekranit në menynë rënëse në të majtë të cilësimeve.

Përqendrohuni në gjërat thelbësore

Gmail mund të vendosë se cilat mesazhe janë më të rëndësishme për ju. I zgjuar, a? Nën Cilësimet → Kutia hyrëse, zgjidhni Gjurmo aktivitetin tim të postës elektronike … që Gmail të analizojë mesazhet tuaja.

Ju gjithashtu mund të zgjidhni funksionin "Përfshi shënuesit" ose "Injoroni filtrat" (do të diskutojmë më shumë rreth filtrave më poshtë) dhe të ndryshoni llojin e dosjes në mënyrë që mesazhet e rëndësishme të shfaqen në krye. Pastaj në menynë "Cilësimet" → "Të përgjithshme" në seksionin "Njoftimet e desktopit" (nëse jeni duke përdorur shfletuesin Chrome, Firefox ose Safari), mund të zgjidhni opsionin "Aktivizo njoftimet e rëndësishme të emaileve".

Hiqni qafe fillin e shkronjave

Ka dy lloje njerëzish: ata që e duan tiparin Zinxhirë dhe ata që e urrejnë atë me fuqinë e një mijë diejve. Nëse i përkisni grupit të dytë, shkoni te seksioni "Cilësimet" → "Të përgjithshme" dhe fikni "Zinxhirët e shkronjave".

2. Mbani rendin

Arkivoni gjithçka

Gmail bën të mundur arkivimin e mesazheve në vend të fshirjes së tyre. Kjo është bërë në mënyrë që të mos shqetësoheni për disponueshmërinë e hapësirës së lirë dhe të pastroni vazhdimisht sirtarin tuaj. Nëse dëshironi të arkivoni një mesazh, hapeni atë dhe klikoni në ikonën e dytë nga e majta (një kuti me një shigjetë që tregon poshtë). Mesazhi do t'ju presë në skedën Të gjitha postat në shiritin anësor të majtë.

Mbani gjurmët e arkivit tuaj

Pavarësisht se sa hapësirë ofron Gmail për ruajtjen e skedarëve falas, është viti 2016 dhe njerëzit po dërgojnë gjithnjë e më shumë bashkëngjitje. Nëse e keni arritur kufirin tuaj të kujtesës, është koha për të hequr qafe disa prej mesazheve. Klikoni në shigjetën në kutinë e kërkimit, shënoni artikullin "Ka bashkëngjitje", zgjidhni madhësinë 10 MB dhe klikoni në butonin me një xham zmadhues. Kjo do t'ju tregojë të gjitha mesazhet mbi 10 MB. Kontrolloni kutinë për letrat që nuk ju nevojiten më dhe dërgojini në koshin e plehrave.

Përgjigjuni dhe arkivoni

Pse të lini një email në kutinë tuaj hyrëse kur tashmë i jeni përgjigjur? Përdorni funksionin "Dërgo dhe Arkivi" për të shmangur rrëmujën e mesazheve tuaja në hyrje ndërsa prisni një përgjigje për letrën tuaj. Shkoni te "Cilësimet" → "Të përgjithshme" dhe zgjidhni "Shfaq butonin" Dërgo dhe arkivoje "në përgjigje". Tani mund të përgjigjeni në mënyrën e zakonshme, duke grumbulluar mesazhe në kutinë tuaj hyrëse nëse dëshironi, ose të arkivoni menjëherë emailet e panevojshme kur të përgjigjeni.

Përdorni etiketa dhe filtra

Ju mund të shtoni një etiketë për çdo mesazh. Shkurtoret e reja do të shfaqen në shiritin anësor të majtë. Thjesht hapni letrën dhe klikoni në ikonën "Etiketat" - është e dyta nga e djathta. Tani krijoni një shkurtore të re ose zgjidhni një ekzistuese (nga rruga, mund ta tërhiqni shkurtoren nga shiriti anësor drejt në mesazhin tuaj).

Klikoni në butonin "Më shumë" dhe zgjidhni "Filtro emails të ngjashëm" dhe më pas "Krijo një filtër bazuar në këtë pyetje". Ju mund të shkruani një artikull të veçantë në lidhje me filtrat e Gmail, kështu që shihni seksionin "" për më shumë detaje.

Blini hapësirë shtesë magazinimi

Nëse jeni plotësisht të lodhur duke u ngatërruar me problemin e ruajtjes së skedarëve, mund të shpenzoni para për hapësirë shtesë. Lëvizni poshtë faqen e mesazheve dhe në këndin e poshtëm majtas do të shihni se sa hapësirë ju ka mbetur, si dhe lidhjen "Menaxho".

Nëse e keni zënë pothuajse 100% të hapësirës në dispozicion, ndiqni lidhjen. Plani 100 GB kushton 139 rubla në muaj dhe hapësira shtesë mund të përdoret jo vetëm për Gmail, por edhe në Google Drive dhe Google Photos, nëse i përdorni.

3. Merreni seriozisht

Ndryshoni mënyrën e shfaqjes së emaileve në faqe

Provoni të rrisni numrin e mesazheve për faqe në 100, në mënyrë që të mund të shikoni të gjithë grupin e letrave tuaja me një shikim. Shkoni te Cilësimet → Të përgjithshme → Madhësia maksimale e faqes. Aty mund të zgjidhni gjithashtu të shfaqni 10, 15, 20, 25 dhe 50 mesazhe për faqe.

Shpërndani gjithçka sipas ngjyrës

Ju mund ta shënoni një mesazh si të rëndësishëm shumë shpejt, por mesazhe të ndryshme mund të kenë shkallë të ndryshme rëndësie. Shkoni te Cilësimet → Të përgjithshme → Yjet dhe zgjidhni Të gjithë Yjet. Tani, nëse klikoni mbi yllin, duke shënuar shkronjën, ai do të ndryshojë ngjyrën me çdo klikim. Kjo do t'ju ndihmojë të renditni mesazhet tuaja të rëndësishme sipas përmbajtjes së tyre.

Shndërroni mesazhet në lista detyrash

Shanset janë që ju tashmë mendoni për kutinë tuaj hyrëse si një listë të madhe detyrash. Pra, pse të mos i ktheni emailet tuaja në detyra që mund t'i kaloni? Klikoni në butonin "Më shumë" në bisedën aktive dhe zgjidhni "Shto në detyra". Kjo temë tani do të shfaqet në Google Tasks së bashku me një lidhje për postimin origjinal.

Mbani gjurmët e numrit të mesazheve të palexuara

Në seksionin "Cilësimet" → "Laborator", aktivizoni funksionin "Ikona e mesazheve të palexuara". Nëse ju, si çdo person normal, e keni skedën e postës tuaj të hapur gjatë gjithë ditës, gjithmonë do të shihni sa mesazhe të palexuara keni lënë. Kjo është në rast se ju mungon stresi.

Punoni jashtë linje

Nëse përdorni shfletuesin Google Chrome, keni mundësinë të punoni në postë jashtë linje. Sigurisht, nuk do të jeni në gjendje të dërgoni dhe të merrni mesazhe të reja, por mund të lëvizni letra nga një dosje në tjetrën dhe të krijoni drafte. Për të aktivizuar këtë veçori, shkoni te Cilësimet → Jashtë linje.

Jepni akses në llogarinë tuaj një sekretari

Nëse akoma nuk i përballoni dot letrat, gjithë këtë tmerr mund t'ia përcillni sekretares suaj. Për ta bërë këtë, shkoni te "Cilësimet" → "Llogaritë dhe importi", zgjidhni "Jepni akses në llogarinë tuaj" dhe shtoni përdorues të tjerë të Google. Ata nuk do të kenë të drejtë të ndryshojnë cilësimet dhe fjalëkalimin tuaj, por do të jenë në gjendje të lexojnë, arkivojnë mesazhe dhe, natyrisht, t'u përgjigjen atyre. Letra do të nënshkruhet me emrin tuaj dhe emrin e sekretarit tuaj në kllapa për të shmangur konfuzionin.

4. Kontrolloni faktorin njerëzor

Blloko adresat

Disa nuk i kuptojnë fare sugjerimet. Për fat të mirë, ju mund të bllokoni çdo person (ose faqe interneti) me vetëm disa klikime. Pasi të merrni një mesazh nga dikush që dëshironi të shtoni në listën e zezë, klikoni në shigjetën në këndin e sipërm djathtas dhe zgjidhni funksionin "Blloko përdoruesin".

Tani të gjitha mesazhet nga kjo adresë do të shkojnë drejtpërdrejt në postë të bezdisshme.

Gjeni shkronja të vjetra

Dëshironi të gjeni shpejt të gjitha mesazhet nga një mik menjëherë? Thjesht vendosni kursorin mbi emrin e dërguesit, qoftë nga kutia hyrëse ose nga një letër specifike, dhe do të shfaqet një kartë kontakti. Pastaj klikoni në lidhjen "Bisedat" për të parë të gjitha mesazhet nga ai kontakt.

Anulo mesazhet e dërguara gabim

Të gjithë kemi dërguar rastësisht letra në adresën e gabuar në një moment. Për fat të mirë, në Gmail, thjesht mund ta zhbëni dërgimin. Shkoni te seksioni "Cilësimet" → "Të përgjithshme" dhe aktivizoni funksionin "Zhbërthe dërgimin". Këtu mund të zgjidhni edhe periudhën kohore për anulimin e dërgimit: nga 5 deri në 30 sekonda. Herën tjetër që të dërgoni një mesazh, do të vini re "Cancel" në krye.

Kapërceni mesazhet në grup

Mund të dilni lehtësisht nga grupi i mesazheve në grup duke klikuar butonin Më shumë dhe duke zgjedhur Injoro. Tani do t'i kapërceni të gjitha mesazhet, përveç atyre ku jeni marrësi i vetëm i letrës.

Nëse dëshironi të ktheheni te mesazhi i grupit, shkruani pyetjen është: heshtur në kutinë e kërkimit, kështu që do të shihni të gjitha temat e shpërfillura. Pastaj zgjidhni Mos Injoro nga menyja Më shumë. Nëse, sigurisht, nuk ju vjen aspak keq për veten tuaj.

5. Kurseni kohë

Krijoni llogari të reja në lëvizje

Le të themi se dëshironi të filtroni mesazhet me shumë kujdes ose, për shembull, të krijoni një llogari shtesë për shërbimet që tashmë përdorin llogarinë tuaj kryesore të Gmail. Në këtë rast, mund të krijoni një adresë postare virtuale të lidhur me adresën kryesore duke shtuar thjesht "+ çdo fjalë" përpara simbolit @ ndërsa shkruani. Për shembull, "adresa juaj është [email protected]" për blerje online.

Të gjitha mesazhet e përgjigjes do të shkojnë në adresën tuaj kryesore të Gmail.

Dërgoni mesazhe në gjumë

Bëjini klientët dhe kolegët të mendojnë se jeni një punëtor maniak duke i programuar ata të dërgojnë mesazhe gjatë natës duke përdorur një shtesë të disponueshme për Chrome, Safari dhe Firefox. Me versionin falas, mund të dërgoni deri në 10 mesazhe në muaj.

Përveç kësaj, kjo shtesë do t'i kthejë emailet tuaja në kujtesë, duke mos i shfaqur ato në kutinë tuaj hyrëse derisa të jeni gati t'u përgjigjeni atyre. Kjo është ideale për të krijuar pamjen e një kutie hyrëse të zbrazët të premten mbrëma.

Përgjigjuni automatikisht kërkesave të dyfishta

Nëse klientët e bezdisshëm ju vërshojnë me të njëjtin lloj kërkesash, nuk keni nevojë të shkruani të njëjtën përgjigje pa pushim. Thjesht aktivizoni funksionin "Modelet e përgjigjes" në seksionin "Cilësimet" → "Laborator". Herën tjetër që të printoni një përgjigje, ruajeni si shabllon dhe mos ngurroni t'ia dërgoni të gjitha kërkesave të njëjta.

6. Klikoni më pak

Jepini miut një pushim

Pothuajse çdo gjë në Gmail mund të bëhet duke përdorur tastierën. Shkurtoret bazë të tastierës funksionojnë si parazgjedhje, por mos harroni të shkoni te Cilësimet → Të përgjithshme dhe të aktivizoni funksionin e shkurtoreve të tastierës. Ruani ndryshimet tuaja dhe më pas klikoni në pikëpyetjen për të parë shkurtoret e mundshme të tastierës.

Ndaloni së kontrolluari kutitë e tjera postare

Në seksionin "Cilësimet" → "Llogaritë dhe importi", klikoni në lidhjen "Shtoni llogarinë tuaj të postës POP3" dhe Gmail do të shkarkojë postën tuaj nga kutitë e tjera postare. Më pas konfiguroni dërgimin e mesazheve: mund të përgjigjeni nga adresa juaj e Gmail dhe nga adresat e tjera të emailit.