Si ta organizoni ditën tuaj: teknikat e gjenive të produktivitetit

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Koha është një burim i pakët dhe i pazëvendësueshëm. Mësoni ta përdorni me mençuri.

Metoda e Benjamin Franklin

Benjamin Franklin ishte djali i një prodhuesi sapuni, por falë vetëorganizimit dhe disiplinës, ai pati sukses në shumë fusha: në politikë, diplomaci, shkencë, gazetari. Ai është një nga etërit themelues të Shteteve të Bashkuara të Amerikës - ai mori pjesë në krijimin e Deklaratës së Pavarësisë dhe Kushtetutës së vendit.

Portreti i Franklin është paraqitur në një kartëmonedhë prej 100 dollarësh, megjithëse ai nuk ka qenë kurrë president i Shteteve të Bashkuara. Atij i njihet autorësia e frazave të tilla si "Koha është para" dhe "Mos e shtyni për nesër atë që mund të bëni sot".

Koha kishte vërtet rëndësi për Franklin.

A e doni jetën? Atëherë mos humbisni kohë, sepse koha është pëlhura që përbën jetën. Benjamin Franklin

Në moshën 20-vjeçare, Franklin zhvilloi një sistem të menaxhimit të kohës për veten e tij, të cilin e përdori gjatë gjithë jetës së tij. Bashkëkohësit e quajtën atë "piramida e Franklinit" (nganjëherë quhet edhe "piramida e produktivitetit" - piramida e produktivitetit).

Piramida bazohet në vlerat e jetës. Këto janë udhëzime morale në zgjidhjen e çdo problemi. Franklin i quajti ato virtyte.

Për veten e tij, ai identifikoi 13 virtyte: abstinencën, heshtjen, dashurinë për rregullin, vendosmërinë, kursimin, punën e palodhur, sinqeritetin, drejtësinë, moderimin, pastërtinë, qetësinë, dëlirësinë dhe butësinë.

Për të punuar me veten çdo ditë, Franklin filloi një fletore të veçantë në të cilën merrte një faqe për çdo parim të jetës. Ai rreshtoi çdo faqe në shtatë kolona (ditët e javës). Pastaj ai vizatoi 13 vija horizontale sipas numrit të virtyteve.

Kështu, çdo ditë fokusohej në një nga virtytet dhe mbrëmjeve nëpër sheshe vinte në dukje gabimet e bëra në rrugën drejt “përsosjes morale”.

Hapi tjetër i piramidës së Franklinit është një qëllim global. Ai bazohet në parimet e jetës dhe i përgjigjet pyetjes: "Çfarë dua të arrij deri në moshën N?" Një synim global për një mjek, për shembull, mund të jetë dëshira për t'u bërë drejtues i një departamenti deri në moshën 35 vjeç, dhe për një menaxher - për të nisur startup-in e tij.

Benjamin Franklin është me të vërtetë paraardhësi i planifikimit të detyrave. Ai i përmbahej gjithmonë rutinës dhe shkruante fjalë për fjalë çdo hap që hidhte. Prandaj, më tej në piramidën e tij janë:

• master plan - udhëzime hap pas hapi për arritjen e një qëllimi global;
• plani afatgjatë - synimet për 3-5 vitet e ardhshme;
• plani afatshkurtër - detyrat për vitin dhe muajin e ardhshëm;
• planifikimi për javën dhe ditën.

Të gjitha hapat e piramidës janë të vendosura në mënyrë sekuenciale - secili tjetër bazohet në atë të mëparshëm.

Prodhimi

Për të organizuar ditën tuaj sipas metodës Franklin, ju duhet të përcaktoni parimet themelore të jetës, të vendosni një qëllim global dhe të bëni një plan për ta arritur atë.

Për planifikim afatgjatë dhe afatshkurtër, mund të përdorni një nga mjetet elektronike ose të krijoni një fletore letre dhe të zbatoni sistemin "Shënime të shpejta".

Metoda e Stephen Covey

Stephen Covey konsiderohet si një nga ndjekësit e sistemit Franklin. Ai është një ekspert dhe trajner me famë ndërkombëtare në fushën e menaxhimit. Covey është një folës profesionist dhe autor i shumë librave. Njëri prej tyre u përfshi në listën e literaturës më me ndikim të biznesit të revistës Time.

Ky është libri, Shtatë zakonet e njerëzve shumë efektivë, përpara kohës së tij. Covey e shkroi atë në 1989, por nuk u bë bestseller derisa u ribotua në 2004.

Koncepti i Covey-t bazohet në një sekuencë prej shtatë aftësish.

1. Mprehni sharrën, domethënë përmirësoni vazhdimisht veten.
2. Arritni sinergji, d.m.th., përpiquni për ndërveprim reciprokisht të dobishëm.
3. Jini proaktiv.
4. Mundohuni të dëgjoni së pari, dhe vetëm atëherë - të dëgjoni.
5. Filloni duke imagjinuar qëllimin përfundimtar.
6. Mendoni Win-Win.
7. Bëni së pari atë që duhet bërë së pari.

Matrica e ndarjes së detyrave dhe prioritizimit do të ndihmojë në zbatimin e aftësisë së fundit. Covey e huazoi atë nga Presidenti i 34-të i Shteteve të Bashkuara, Dwight David Eisenhower.

Të gjitha detyrat ndahen në katër grupe:

1. Urgjente dhe e rëndësishme (të bëhet sa më shpejt që të jetë e mundur);
2. E rëndësishme jo urgjente (detyra strategjike me afat të largët);
3. Urgjente e parëndësishme (duhet ta bëni shpejt, por mund ta shtyni ose jo ta bëni vetë);
4. Jo urgjente dhe e parëndësishme (si rregull, raste të tilla mund të fshihen ose t'u besohen palëve të treta).

Sipas Covey, njerëzit e suksesshëm rrallë e gjejnë veten në telashe kohore, pasi merren shpejt me detyrat e kategorive 1 dhe 3 dhe sakrifikojnë gjërat nga katrori 4 pa mëshirë. Në të njëjtën kohë, ata i kushtojnë 60-80% të kohës dhe energjisë së tyre zgjidhja e problemave nga katrori 2, sepse ato janë lokomotiva e përparimit.

Prodhimi

Për të qenë më efektiv, në fund ose në fillim të ditës, shkruani dhe jepni përparësi detyrave tuaja duke përdorur Matricën Eisenhower (ose Matricën Covey, cilado që preferoni). Për ta bërë këtë, mund të përdorni aplikacionin Eisenhower (iOS) ose MyEffectivenessHabits (Android). Mundohuni të mbani proporcionin: 40% - çështje të rëndësishme urgjente, 60% - të rëndësishme jo urgjente.

Metoda Tim Ferriss

Timothy Ferriss është një mësues i njohur i produktivitetit. Regjistrimet e paraqitjeve të tij publike mbledhin miliona shikime dhe librat shiten në të njëjtin tirazh të madh.

Nuk është çudi - kush nuk dëshiron të "punojë 4 orë në javë, të mos rrijë në zyrë" nga telefonata në telefon ", dhe në të njëjtën kohë të jetojë kudo dhe të pasurohet"? Libri i Ferriss me të njëjtin emër është bërë numri një në listat më të shitura të The New York Times dhe The Wall Street Journal.

Metoda e tij bazohet në dy shtylla:

1. Ligji i Paretos: 20% e përpjekjes jep 80% të rezultatit, dhe 80% e mbetur e përpjekjes - vetëm 20% të rezultatit. Kjo do të thotë të përqendrohesh në aktivitetet që kanë vërtet rëndësi.
2. Ligji i Parkinsonit: Puna mbush gjithë kohën e caktuar për të. Kjo do të thotë që detyra duhet të ndahet saktësisht aq sa nevojitet për ta përfunduar atë.

Ju nuk keni nevojë të zgjasni ditën tuaj të punës për të bërë më shumë. Përkundrazi, shkurtojeni, fokusohuni vetëm në atë që është vërtet e rëndësishme. Hidhni çdo gjë tjetër, kontraktojeni ose delegojeni.

Qasja e Ferriss ndjek teknikën e planifikimit 1-3-5. Thelbi i saj është i thjeshtë: një gjë e rëndësishme i shtohet listës së detyrave, tre të mesme dhe pesë të vogla. Nëntë në total. Ato shpërndahen apriori nga urgjenca, gjë që ndihmon për të hequr qafe ndjenjën e një emergjence.

Ferriss është një kundërshtar i multitasking dhe mbingarkesës së informacionit. Kur disa gjëra bëhen në të njëjtën kohë, vëmendja defokusohet. Si rezultat, produktiviteti nuk rritet, por zvogëlohet. I njëjti është rasti me përthithjen e vazhdueshme të informacionit. Kontrollimi i vazhdueshëm i postës, mesazheve të çastit dhe rrjeteve sociale krijon vetëm një ndjenjë të rreme, por nuk e afron atë me qëllimin.

Por stresi, përkundrazi, Ferriss i konsideron asistentët tanë.

Frika është një tregues. Frika është miku ynë. Ndonjëherë ai tregon se çfarë nuk duhet bërë, por më shpesh ai tregon se çfarë saktësisht ia vlen të bëhet. Tim Ferriss

Duhet të theksohet se Tim Ferriss nuk është i vetëm në përpjekjet për produktivitet duke punuar më pak. Stever Robbins, autor i 9 hapat për të punuar më pak dhe për të marrë më shumë, sugjeron metodën e "ditëve aktive", ku i caktoni vetes një "mbrojtës" në një ditë specifike për të gjurmuar përparimin tuaj.

Prodhimi

Kjo metodë është për ju nëse nuk mund të ndiqni një orar të rreptë dhe listat e detyrave nuk funksionojnë për ju. Organizoni ditën tuaj në mënyrë që 20% e kohës të zënë gjërat më të vështira dhe më të rëndësishme. Lëreni pjesën tjetër të marrë rrugën e saj. Me fjalë të tjera, nëse keni nevojë të mbani një takim biznesi, atëherë duhet të zgjidhni ditën, orën, kohëzgjatjen dhe të ndiqni me përpikëri orarin. Pjesa tjetër e ditës mund t'i kushtohet çdo pune në vazhdim.

Metoda e Gleb Arkhangelsky

Gleb Arkhangelsky është një ekspert në fushën e menaxhimit të kohës, themelues dhe drejtues i kompanisë me të njëjtin emër. E veçanta e saj nuk është në krijimin e zhvillimeve origjinale, por në faktin se ajo përcakton metodat e menaxhimit të kohës në mënyrë të thjeshtë dhe të arritshme, duke i përshtatur ato me realitetet e brendshme.

Arkhangelsky është autor i disa librave të njohur të biznesit: Job 2.0: Breakthrough to Free Time, Formula of Time, Time Drive dhe të tjerë.

Kjo e fundit është më e popullarizuara. Time Drive eksploron rëndësinë e planifikimit, përcaktimit të qëllimeve dhe motivimit, si dhe teknikat e fuqishme të menaxhimit të kohës dhe kundër zvarritjes.

• "Bretkosat". Të gjithë kanë detyra të mërzitshme që shtyhen vazhdimisht për më vonë. Këto vepra të pakëndshme grumbullohen dhe dërrmohen psikologjikisht. Por nëse e filloni çdo mëngjes me "ngrënia e një bretkose", domethënë, para së gjithash, kryeni një detyrë jointeresante dhe më pas kaloni te pjesa tjetër, atëherë gradualisht gjërat do të vihen në rregull.
• "Spiranca". Këto janë lidhje materiale (muzikë, ngjyra, lëvizje) të lidhura me një gjendje të caktuar emocionale. "Spirancat" janë të nevojshme për t'u përshtatur me zgjidhjen e një problemi të caktuar. Për shembull, mund ta mësoni veten të punoni me postë në muzikë klasike dhe sa herë që jeni shumë dembel për të shkarkuar kutinë hyrëse, thjesht duhet të aktivizoni Mozart ose Beethoven në mënyrë që të kapni valën e dëshiruar psikologjike.
• Biftek elefant. Sa më e madhe të jetë detyra (për të shkruar një disertacion, për të mësuar një gjuhë të huaj, e kështu me radhë) dhe sa më i ngushtë të jetë afati, aq më e vështirë është të filloni. Është peshore ajo që ju frikëson: nuk është e qartë nga të filloni, nëse keni forcë të mjaftueshme. Detyra të tilla quhen "elefantë". Mënyra e vetme për të "ngrënë një elefant" është të gatuash "biftekë" prej tij, domethënë të ndash një biznes të madh në disa të vegjël.

Vlen të përmendet se Gleb Arkhangelsky i kushton vëmendje të madhe jo vetëm racionalizimit të proceseve të punës, por edhe pushimit (emri i plotë i bestsellerit të tij është "Time Drive: Si të menaxhoni për të jetuar dhe punuar"). Ai është i bindur se pa pushim të mirë, që përfshin gjumë të shëndetshëm dhe aktivitet fizik, është e pamundur të jesh produktiv.

Prodhimi

Planifikoni çdo ditë tuajën. Todoist, Wunderlist, TickTick dhe programe dhe shërbime të tjera të ngjashme do t'ju ndihmojnë me këtë. Ndani detyrat komplekse në shkallë të gjerë në të vogla të thjeshta. Në mëngjes, bëni punën më të pakëndshme, në mënyrë që në kohën e mbetur të mund të bëni vetëm atë që ju pëlqen. Zhvilloni nxitës për t'ju ndihmuar të përballeni me dembelizmin dhe mos harroni të përfshini pushimin në orarin tuaj.

Metoda Francesco Cirillo

Ju mund të mos jeni të njohur me emrin Francesco Cirillo, por me siguri keni dëgjuar për Pomodoro. Cirillo është autori i kësaj teknike të famshme të menaxhimit të kohës. Në një kohë, Francesco kishte probleme me studimet e tij: i riu nuk mund të përqendrohej në asnjë mënyrë, ai ishte i hutuar gjatë gjithë kohës. Një kohëmatës i thjeshtë kuzhine në formën e një domate erdhi në shpëtim.

Thelbi i metodës Pomodoro është se kohëzgjatja e caktuar për të punuar është "pomodoro". Një domate = 30 minuta (25 minuta për punë dhe 5 për pushim). Fillojmë kohëmatësin dhe punojmë me efikasitet maksimal dhe shpërqendrim minimal për 25 minuta. Tingëllon një sinjal - është koha për një pushim prej pesë minutash. Më pas e nisim sërish kohëmatësin.

Kështu, produktiviteti matet me numrin e "domateve" të kryera në ditë. Sa më i madh, aq më mirë.

Për të mos shpenzuar 25 minuta duke menduar për gjërat për veten tuaj, duhet të bëni një listë të detyrave paraprakisht. Në të, ju gjithashtu mund të shënoni numrin e "domateve" të plota (një kryq vendoset përpara detyrës) dhe shpërqendrimet (vendoset një apostrof). Kjo ju lejon të përcaktoni se sa kohë u desh për të përfunduar një detyrë dhe sa e vështirë ishte.

Metoda Pomodoro është e përballueshme dhe fleksibël. Nëse dëshironi - mbani një listë detyrash në letër dhe matni segmentet 25-minutëshe me një kohëmatës kuzhine, ose nëse dëshironi - përdorni shërbime dhe aplikacione speciale.

Dritaret	OS X dhe iOS	Android

Sipas Cirillo, kohëzgjatja optimale e "domates" është 20-35 minuta. Por, pasi të keni zotëruar teknikën, mund të eksperimentoni dhe ndryshoni intervalet për veten tuaj.

Me metodën e Francesco Cirillo-s mund të njiheni në detaje.

Prodhimi

Në fillim të ditës, bëni një listë të detyrave dhe vazhdoni me pomodoros. Nëse brenda 25 minutave jeni të hutuar, vendosni simbolin 'pranë detyrës. Nëse koha ka skaduar, por detyra nuk është përfunduar ende, vendosni + dhe kushtojini asaj "domaten" e radhës. Gjatë pushimit prej pesë minutash, kaloni plotësisht nga puna në pushim: ecni, dëgjoni muzikë, pini kafe.

Pra, këtu janë pesë sisteme bazë të menaxhimit të kohës me të cilat mund të organizoni ditën tuaj. Ju mund t'i studioni ato në mënyrë më të detajuar dhe të bëheni apologjet për njërën nga teknikat, ose mund të zhvilloni tuajën duke kombinuar teknika dhe teknika të ndryshme.

GTD - një alternativë për menaxhimin e kohës

David Allen, krijuesi i metodologjisë GTD, është një nga teoricienët më të famshëm të efektivitetit personal. Libri i tij, Getting Things Done: The Art of Stres-Pa Production, u votua Libri më i Mirë i Biznesit i Dekadës nga revista Time.

Termi Getting Things Done është një fjalë kryesore dhe shumë njerëz gabimisht e barazojnë atë me menaxhimin e kohës. Por edhe vetë Allen e quan GTD "një teknikë për përmirësimin e efektivitetit personal".

Ja se si Vyacheslav Sukhomlinov, një ekspert në këtë çështje, shpjegoi ndryshimin midis menaxhimit të kohës dhe GTD.

Vyacheslav Sukhomlinov Drejtor Ekzekutiv i Holding restorant. Eksperti i Aplikimit Praktik të GTD nuk është menaxhimi i kohës. Menaxhimi i kohës është i pamundur. Të gjithë kanë të njëjtin numër orësh në ditë. Nuk ka rëndësi sasia e kohës, por me çfarë e mbushni. Ju duhet të jeni në gjendje të përpunoni rrjedha të mëdha të informacionit në hyrje, të përcaktoni se cilat veprime nevojiten për të arritur qëllimet dhe, natyrisht, të veproni. GTD ka të bëjë pikërisht me këtë. Kjo është një mënyrë e caktuar e të menduarit dhe e të jetuarit. Dhe GTD ka të bëjë gjithashtu me gjendjen e rrjedhës dhe reduktimin e stresit psikologjik.

A jeni gati të debatoni? Mirë se vini në komente. Çfarë mendoni se ka më shumë për GTD - menaxhimi i kohës apo efikasiteti personal? Gjithashtu, na tregoni se cilat teknika ju ndihmojnë të organizoni ditën tuaj.