Metoda Inbox Zero është mënyra më e mirë për t'u marrë me mijëra emaile të palexuara

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

Mbajtja e kutisë tuaj hyrëse bosh është e lehtë. Kjo do t'ju ndihmojë të jeni më produktivë dhe të mos humbisni kurrë mesazhe të rëndësishme.

Një mori emailesh të palexuara që varen vazhdimisht në kutinë tuaj hyrëse do të panikojnë këdo. Nëse keni shumë partnerë dhe kolegë biznesi me të cilët ndërveproni me korrespondencë, thjesht duhet ta mbani të pastër dhe të rregullt kutinë tuaj hyrëse të emailit.

CEO i JotForm, Aytekin Tank është një mënyrë interesante për të organizuar email të quajtur Inbox Zero. Siç sugjeron emri, metoda është që thjesht ta mbani bosh kutinë tuaj hyrëse.

Në përgjithësi, Tank nuk ka shpikur asgjë të re. Inbox Zero u krijua shumë kohë më parë nga shkrimtari dhe blogeri Merlin Mann, dhe është një metodë e provuar dhe e njohur. Përafërsisht e njëjta teknikë e punës me dokumente u përshkrua nga David Allen në librin e tij "Si t'i rregullojmë gjërat". Tank sapo e përshtati atë për ndërfaqen e uebit të Gmail.

Sipërmarrësi Aytekin Tank, themelues dhe CEO i JotForm

Unë marr dhe dërgoj qindra email çdo ditë. Por në fund të ditës, kutia ime postare është pa ndryshim. Unë nuk kam asnjë sekretar për të trajtuar korrespondencën time. Unë i përmbahem një parimi të quajtur Inbox Zero. Kjo nuk është e vështirë.

Tank liston përfitimet e metodës Inbox Zero:

• Nuk do të humbisni një mesazh të rëndësishëm nëse kutia juaj hyrëse është bosh.
• Nuk do t'i bëni adresuesit tuaj të presin gjatë, sepse mund t'u përgjigjeni menjëherë letrave të tyre.
• Qindra e mijëra letra të palexuara nuk do të grumbullohen në kutinë tuaj postare.
• Do të kurseni më shumë kohë në detyrat vërtet të rëndësishme dhe nuk do të shpenzoni orë të tëra duke u munduar me email.

Unë njoh shumë njerëz që ruajnë me kujdes të gjitha shkronjat e tyre pa fshirë asnjë të vetme. Si rezultat, kutia e tyre hyrëse ka filluar të duket si një furnizim në Twitter. Nuk është komode. Do të humbisni vazhdimisht në email.

Tank Aytekin

Le të themi se jeni duke përdorur Gmail - megjithëse kjo metodë mund të përshtatet me çdo ISP (Hotmail, Yandex, Yahoo) ose klient emaili (Outlook, Thunderbird ose Sylpheed). Le të hedhim një vështrim në depozitat e mesazheve të palexuara dhe të fillojmë.

1. Zbrazni kutinë tuaj postare

Pra, me metodën Inbox Zero, duhet të veproni me vendosmëri. Hapni "Inbox", zgjidhni të gjitha shkronjat që janë grumbulluar atje dhe arkivoni të gjitha menjëherë. Për disa, kjo do të duket si një çmenduri e plotë, por Tank rekomandon të bëni pikërisht këtë.

Ju duhet të filloni me një kuti postare bosh. Ky udhëzues nuk do t'ju ndihmojë nëse keni dhjetëra mijëra email në kutinë tuaj hyrëse. Pra, arkivoni gjithçka dhe filloni me një plan të pastër.

Tank Aytekin

2. Përpunoni emailet tuaja sipas rendit kronologjik

Për të zhvilluar këtë zakon të shëndetshëm, ju duhet një sasi e caktuar disipline. Ndërsa përpunoni emailet tuaja, filloni me mesazhin më të vjetër dhe vazhdoni drejt mesazhit më të ri. Në këtë mënyrë do të ruani rendin kronologjik dhe nuk do të ngatërroheni.

Ekzistojnë dy funksione për t'ju ndihmuar të trajtoni emailet në Gmail:

Aktivizo Ndërrimin automatik. Për ta bërë këtë, hapni "Cilësimet" → "Të përgjithshme", gjeni artikullin "Ndërrimi automatik" dhe aktivizoni atë. Tani, kur përgjigjeni ose arkivoni një email, Gmail nuk do t'ju kthejë në kutinë hyrëse, por do të shfaqë emailin tjetër. Në këtë mënyrë do të mund t'i përpunoni letrat një nga një sipas renditjes që janë marrë, pa ndonjë shpërqendrim.

Më pas aktivizoni butonin Dërgo dhe Arkivi nëse nuk e keni. Hapni "Cilësimet" → "Të përgjithshme" dhe kërkoni artikullin "Shfaq butonin" Dërgo dhe arkivoje "në përgjigje". Kjo do t'ju kursejë kohë. Në fund të fundit, nëse tashmë i jeni përgjigjur letrës, nuk ka kuptim ta ruani atë në Inbox, apo jo? Klikoni në butonin dërgoni dhe emaili do të arkivohet automatikisht.

Dhe këtu është një gjë tjetër e rëndësishme:

Mos përdorni email si bisedë. Nuk ka asgjë më të keqe se krijimi i zinxhirëve të gjatë të përgjigjes nga letrat e cituara vazhdimisht. Nëse keni nevojë të flisni, përdorni messenger, Slack chat ose kontaktoni me telefon. E-mail nuk është i përshtatshëm për këtë.

Tank Aytekin

3. U përgjigj - arkiv

Rregulli kryesor i metodës Inbox Zero është që kutia hyrëse nuk është vendi për të ruajtur postën tuaj. Të gjitha emailet në inbox duhet të përpunohen menjëherë. Lexojini ato një nga një dhe ose përgjigjuni dhe arkivoni nëse mesazhi kërkon përgjigje, ose thjesht arkivoni nëse mesazhi nuk kërkon përgjigje.

Nëse nuk mund t'i përgjigjeni menjëherë një emaili, ekzistojnë dy opsione:

• Ruajeni atë në aplikacionin tuaj të organizatorit. Mund të jetë Evernote, OneNote ose një lloj menaxheri detyrash. Vendosni një datë në mënyrë që programi t'ju kujtojë të shkruani përgjigjen tuaj në kohën e duhur.
• Nëse mund të shkruani një përgjigje menjëherë, por adresuesi duhet ta marrë atë pas një kohe, përdorni funksionin e dërgimit me vonesë në Gmail. Outlook, Thunderbird dhe klientë të tjerë mund të bëjnë të njëjtën gjë.

4. Thjesht bëjeni

Gjithçka është sipas porosive të të madhit dhe të fuqishëm David Allen. Nëse emaili kërkon një veprim që do të zgjasë disa minuta, thjesht bëjeni tani. Mos e kopjoni letrën në listën tuaj të detyrave. Mos e lini në inbox.

Nëse keni nevojë të bëni një pagesë, thjesht bëni atë tani. Nëse keni nevojë t'i dërgoni komente një kolegu, dërgojini menjëherë. Nëse çështja zgjat disa minuta, nuk ka kuptim ta shtyni atë.

Tank Aytekin

5. Përdorni shkurtoret e tastierës

Shkurtoret e tastierës reduktojnë ndjeshëm kohën e shpenzuar për përpunimin e postës elektronike. Me ta, nuk keni pse të lëvizni kursorin e miut përpara dhe mbrapa. Tank rekomandon kujtimin dhe përdorimin e tre tasteve kryesore:

• Tasti E ju lejon të arkivoni shpejt një mesazh. E lexuam, shtypëm E, e arkivuam. Është e thjeshtë.
• Tasti R përdoret për të shkruar shpejt një përgjigje. Nëse duhet t'i përgjigjeni një letre, shtypni atë, futni përgjigjen, shtypni Enter.
• Tasti F u dërgon letra marrësve të tjerë.

Unë nuk mendoj se keni nevojë për ndonjë çelës tjetër të nxehtë. Në Gmail, përdor vetëm tre shkurtore të tastierës. Për çdo gjë tjetër, ka një mi. Por këto çelësa kyçe ju lejojnë të kryeni shpejt tre nga veprimet më të zakonshme të postës elektronike, në mënyrë që t'ju kursejnë shumë kohë.

Tank Aytekin

6. Vendosni filtra

Filtrat e emailit janë një mjet tepër i dobishëm që bën shumë punë për ju. Ju vetëm duhet t'i konfiguroni ato një herë dhe ata do t'ju kursejnë shumë kohë.

Nëse në Inbox gjeni rregullisht letra të parëndësishme (njoftime për shërbimet e Internetit, postime automatike etj.), atëherë ose çabonohuni prej tyre ose vendosni filtra në mënyrë që letra të tilla të arkivohen automatikisht.

7. Kutia hyrëse është bosh - mbylle postën

Kur përpiqeni të përqendroheni në punën tuaj, nuk duhet të shpërqendroheni vazhdimisht me email. Pra, le t'i përmbahemi rregullit: Kur kutia juaj hyrëse është bosh, mbyllni skedën e Gmail ose klientin tuaj të emailit dhe harroni postën për orët e ardhshme. Thjesht bëhu i zënë.

Çaktivizo të gjitha njoftimet e postës elektronike hyrëse. Ata janë shumë shpërqendrues.

Mund ta hapni sërish postën tuaj pas disa orësh, të përpunoni mesazhet që janë grumbulluar atje dhe më pas të ktheheni në punë. Qëllimi i metodës Inbox Zero është të detyroni veten të mos shpërqendroheni nga emailet në hyrje. Ju duhet të menaxhoni kutinë tuaj postare, jo ju.

Tank Aytekin

Nëse keni provuar teknikën Inbox Zero dhe jeni gati t'ju tregoni se çfarë keni marrë, ose dëshironi të sugjeroni një metodë më të mirë, shkruani në komente.