Si të largoheni nga "rutina" dhe në fund të trajtoni detyrat strategjike

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 04:10

"Kush nëse jo unë?" - një mendim tipik që të tërheq në një rutinë. Përgatitja e duhur do t'ju ndihmojë të gjeni kohë për gjërat vërtet të rëndësishme.

Menaxhimi i ngjarjeve aktuale të organizimit, ose menaxhimi operacional, është një pjesë e domosdoshme e punës së projektit. Kjo përfshin, për shembull, ndërveprimin e përditshëm me vartësit ose përgjigjen e menjëhershme ndaj të gjitha detyrave që vijnë. Por kjo sjell përfitime reale vetëm nëse puna ndërtohet mbi bazën e një strategjie të mirëmenduar dhe të miratuar, të cilën duhet ta bëjë pronari i ndërmarrjes. Përndryshe, është një proces i pafund, kaotik që konsumon të gjitha burimet.

Në çdo libër shkollor mbi aktivitetet e menaxhimit, shkruhet se si të organizohet siç duhet puna: të hartohet, zbatohet dhe më pas të delegohet sistemi i menaxhimit operacional të kompanisë tek menaxhmenti i lartë. Por në praktikë, gjithçka rezulton të jetë shumë më e ndërlikuar. Përpara prezantimit të një sistemi të ri menaxhimi, është e rëndësishme të krijohen kushtet e nevojshme.

Trajnoni stafin

Për t'u larguar nga "rutina", detyrat duhet të delegohen. Dhe për ta bërë atë në mënyrë që të mos shpërqendroheni vazhdimisht nga kontrolli.

Që kompania të lulëzojë dhe pronari të jetë në gjendje të angazhohet në detyra strategjike, ekipi duhet të ketë drejtues proaktivë dhe interpretues të ndërgjegjshëm.

Ka shumë sisteme të tipologjisë së punonjësve, por të gjitha, në një mënyrë apo tjetër, përfundojnë në faktin se në kompani duhet të punojnë njerëz të motivuar dhe të interesuar. Prandaj, në këtë fazë, është shumë e rëndësishme të kryhet një vlerësim me cilësi të lartë të personelit. Mënyrat më të mira për të zgjidhur këtë problem janë mënyrat në të cilat kriteri kryesor është performanca, jo kompetenca. Për shembull, mund të përdorni metodën "360 gradë" - ky është një vlerësim i një punonjësi nga kolegët, vartësit, menaxhmenti, klientët dhe ai vetë.

Çfarë duhet bërë me ata që janë dëshmuar se janë punonjës joefektiv? Fillimisht, do të përpiqemi t'i "rregullojmë", domethënë t'i motivojmë. Këtu ju duhet të identifikoni ata që janë të frymëzuar nga arritjet: ata do të punojnë më argëtues nëse u premtohet një çmim. Por ata që motivohen nga ndëshkimi dhe ata që nuk reagojnë fare ndaj stimulimit (kjo është edhe më keq), duhet të heqin qafe. Është e rëndësishme që ky proces të bëhet hap pas hapi dhe jo i dukshëm për ekipin. Përndryshe, ju keni çdo shans për të shkatërruar kompaninë.

Për pjesën tjetër, ju duhet të përcillni qartë idenë se çfarë prisni prej tyre, ose më saktë, për çfarë po jepni pagën tuaj. Një punonjës duhet të kuptojë se veprimet e tij sjellin një fitim të tillë për kompaninë, prandaj ai merr një pagë të tillë dhe një bonus të tillë. Me fjalë të tjera, zbatoni një sistem transparent të motivimit material bazuar në treguesit e performancës - KPI (Key Performance Indicator).

Merreni me financat

Pra, ekipi u zgjidh. Le të kalojmë në temën më djegëse për çdo biznesmen - financat e kompanisë.

Ndonjëherë, veçanërisht gjatë rritjes së shpejtë, pronari dhe menaxhimi i lartë harrojnë gjënë më të rëndësishme - ekonominë e projektit. Në mënyrë që ju të kuptoni qartë se si paratë vijnë dhe shkojnë, ju duhet të kryeni një sërë procedurash.

• Llogaritni ekonominë e njësisë së projektit - përfitimin ose humbjen e një njësie të mallrave ose shërbimeve për klient. Kjo do t'ju lejojë të kuptoni se cilat produkte duhet të forcohen dhe cilat duhet të braktisen fare, në mënyrë që biznesi në tërësi të mbetet fitimprurës.
• Identifikoni dhe promovoni produktin më margjinal. Udhëhiquni nga parimi: të forconi të fortët në mënyrë që të zhvilloni të dobëtit. Nëse nuk ka fitim, thjesht nuk do të keni burime për drejtime të reja.
• Kontrolloni listën e pagave (listën e pagave) për përshtatshmërinë. Do të habiteni, por me llogaritjen e saktë të ekonomisë së projektit, mund të rezultojë se do t'ju mjaftojnë "dy ekskavatorë e gjysmë". Ndonjëherë, në vend që të mbani tre punonjës, është më mirë të shpërndani (për një pagesë shtesë) një pjesë shtesë të detyrave midis dy punonjësve - kjo do të kursejë ndjeshëm listën e pagave.

E gjithë kjo duhet bërë në mënyrë që të përgatitet mjedisi për transferimin e proceseve të ndërtuara në menaxhmentin e lartë të kompanisë.

Standardizimi i proceseve

Le të kalojmë në veprime taktike. A keni menduar ndonjëherë pse punonjësit në restorantet e ushqimit të shpejtë janë kaq të shpejtë? Sepse kanë procese të përcaktuara qartë: ata e dinë se në çfarë rendi duhet të vendosin hamburgerët, si të lëvizin nëpër kuzhinë për të mos lënduar një koleg, sa gram salcë duhet të shtojnë në një pjatë të caktuar. E njëjta gjë duhet bërë me çdo proces në kompaninë tuaj.

Mund të filloni me të njëjtin staf: shkruani përshkrimet e punës. Thjesht mos shkarkoni nga Interneti, por shkruani saktësisht se çfarë duhet të bëjë një punonjës specifik në kompaninë tuaj. Llogaritni gjithashtu sistemin KPI - ne kemi folur tashmë për nevojën e përdorimit të kësaj teknike. Është më mirë nëse miratohet për të gjithë punonjësit.

Në shitje, sigurohuni që të zbatoni një sistem CRM (Customer Relationship Management) në mënyrë që të mos humbisni një klient të vetëm dhe të mos punoni duke anashkaluar standardet dhe listat e kontrollit.

Është e nevojshme të rregullohen të gjitha proceset: nga detyrat më të thjeshta deri te vendimet komplekse të menaxhimit. Sigurisht, ndonjëherë rregullat mund të thyhen, por falë një sistemi të qartë koordinativ, nuk mund të shqetësoheni për atë që po ndodh në këtë apo atë nivel të kompanisë.

Zbatoni automatizimin

Gjatë procesit të standardizimit, do të identifikoni ato zona që mund dhe duhet të automatizohen, domethënë të eliminoni nevojën për të përsëritur të njëjtin lloj veprimesh. Për shembull, me marrjen e një kërkese hyrëse, një menaxher fut të dhënat e klientit në një sistem CRM, më pas kopjon informacionin për një specialist të shërbimit ndaj klientit në Excel dhe për marketing e transferon informacionin në Google Sheets. Të gjitha këto manipulime mund të shmangen dhe në këtë mënyrë të rrisin ndjeshëm efikasitetin e punonjësve dhe procesin e prodhimit në tërësi.

Do të habiteni se sa kohë dhe përpjekje mund të kurseni nëse nuk përdorni punën e një menaxheri për llogaritjet standarde, por shpenzoni një herë në një zgjidhje të zgjuar operacionale. Sisteme të tilla ekzistojnë tani për CRM në shitje, dhe për detyrat e kontabilitetit, madje edhe për rekrutimin.

Automatizoni gjithçka që mundeni. Kështu që ju do të shmangni gabimet e pafundme për shkak të faktorit njerëzor, do të optimizoni proceset dhe, ndoshta, do të kurseni në paga.

Vendosni menaxhimin operacional

Pra, ju jeni të rrethuar nga punonjës të motivuar që e dinë se çfarë duhet të bëjnë për të marrë një rezultat të mirë. Ju keni një model të qartë financiar dhe keni një ide se ku të lëvizni për të rritur vazhdimisht fitimet. Proceset brenda kompanisë janë të standardizuara dhe të automatizuara.

Tani ju duhet të delegoni kontrollin operacional. E rëndësishme: mos i lidhni proceset me një person, në mënyrë që të mos e vendosni veten në një pozicion ku biznesi juaj varet plotësisht nga një menaxher i punësuar. Pasi të keni hequr menaxhimin operacional nga vetja, mos krijoni një pol tjetër, por përpiquni të ndani detyrat në disa fusha të ndryshme: për shembull, besojini të gjitha çështjet monetare departamentit financiar dhe punoni me klientët - departamentit të shërbimit.

Tani mund të angazhoheni në menaxhimin strategjik me qetësi. Por sigurohuni që të kontrolloni të paktën një herë në tremujor nëse pjesa taktike e menaxhimit të projektit përkon me strategjinë që po zbatoni. Në fund të fundit, kontrolli i arsyeshëm është çelësi i punës së qëndrueshme dhe afatgjatë të kompanisë.